Artikelnummer

9-18 karakters (Hoeft niet volledig ingevuld te worden)

Moet uniek zijn

<F5> Artikelgroepen

Een artikelnummer is opgebouwd uit twee delen, gescheiden door een '-' streepje:

•Linkerdeel (lengte 2 of 3 karakters): In dit deel vult u het artikelgroepnummer in. Tijdens het toevoegen of wijzigen van een artikelnummer krijgt u via <F5> een overzicht van de verschillende artikelgroepen (die u kunt overbrengen).

•Rechterdeel (lengte 5 tot 14 karakters): Dit rechterdeel is het eigenlijke artikelnummer.

Bij het toevoegen van offerte-, bestelbon- of factuurregels zal steeds om een artikelnummer worden gevraagd. Zorg er daarom voor dat de artikelnummers eenvoudig en logisch opgebouwd zijn.

Omschrijving artikel

60 karakters        

Hier vult u de volledige omschrijving van het artikel in. Deze omschrijving zal later ook worden gebruikt om bijvoorbeeld een factuur op te stellen.

Verkorte omschrijving

Zie 'Boekhouding'

Zie 'Kassabeheer'

Deze verkorte omschrijving wordt gebruikt indien u werkt met AXITO-Boekhouding. Bij het doorboeken van de verkoopfacturen (basisprogramma) naar het verkoopdagboek in de boekhouding, wordt (indien gewenst) in de opsplitsing van de bedragen deze verkorte omschrijving ingevuld bij de bijbehorende regel. Wanneer u in dit veld niets invult, zal de computer de verkorte omschrijving van de artikelgroep invullen.

Daarnaast kan deze verkorte omschrijving ook gebruikt worden bij AXITO-kassabeheer. U heeft dan de mogelijheid om deze verkorte omschrijving op het kassaticket te laten afdrukken (in plaats van het veld 'Omschrijving', dat meestal te lang en te uitvoerig is).

Bestelnummer

Zie 'Voorraadbeheer

Dit is het bestelnummer waarmee u dit artikel bij uw leverancier bestelt. M.a.w. dit is het artikelnummer dat uw leverancier aan dit artikel heeft gegeven.

Vervangen door art.nr

Dit artikelnummer verwijst naar een ander artikel, omdat dit artikel bijvoorbeeld niet meer kan geleverd worden of omdat het gewoonweg een nieuw nummer heeft gekregen.

Kenmerken

<F5> Kenmerken

Met dit veld kunt u aan een artikel specifieke kenmerken koppelen. Later kunt u met behulp van de keuze 'Filter' bijvoorbeeld alle artikelen opvragen die aan een bepaald kenmerk voldoen. Via <F5> krijgt u een overzicht van de mogelijke kenmerken. Deze kenmerken kunt u overigens zelf wijzigen. Merk op dat we hier te maken hebben met codes. Voorbeelden van kenmerkcodes zijn:

Alzo kunt u straks met behulp van de keuze 'filter' een lijst opvragen van bijvoorbeeld alle artikelen die 'belangrijk zijn'. Merk op dat u in het veld 'kenmerken' meerdere codes tegelijkertijd kan ingeven. Voorbeeld: P ! R EE O1

Code aantal-berekening

<F5> Spread-sheet : Aantal

Aan elk artikel kunt u, voor de berekening van het aantal, een spreadsheet (= een rekenblad) koppelen. Hoe u een spreadsheet moet opstellen en ermee kunt werken, wordt later in deze handleiding besproken (tenminste, indien u over de optie 'AXITO-Spreadsheet' beschikt).

Merk op dat u met behulp van de optie 'AXITO-Spreadsheet' de mogelijkheid heeft om formules zoals 'breedte x hoogte' te integreren in de facturatie enz. Deze formules zijn volledig zelf definieerbaar.

Zowel eenvoudige als zeer complexe formules behoren tot de mogelijkheden. Via <F5> krijgt u een overzicht van alle aanwezige rekenbladen.

Leveranciersnr

<F5> Leveranciers

Verwijst naar de leverancier van het betreffende artikel.

Aankoop/verkoop artikel

Instelbaar

Via dit veld kunt u instellen of dit artikel bedoelt is voor aankoop en/of verkoop. De mogelijke codes zijn :

oB = Beide, aankoop- en verkoopartikel

oA = Aankoop-artikel

oV = Verkoop-artikel

o!  = Geen aankoop- of verkoopartikel

Wanneer u nadien, wanneer u op <F5> drukt bij het toevoegen van een regel in een video-document, dan gelden volgende regels :

oIn een aankoopbestelbon of aankoop-leveringsbon: Hier worden enkel de artikelen getoond waarbij in dit veld een code "B" of "A" is ingevuld

oIn een offerte, bestelbon, leveringsbon of factuur: Hier worden enkel de artikelen getoond waarbij in dit veld een code "B" of "V" is ingevuld.

Hoe instellen: in het 'Onderhoudsprogramma' via 'Onderhoud handelszaak' à 'Instellingen 1 : Werken met volgende velden'. Hier moet u de vraag 'Aankoop/verkoop art.' op 'Ja' instellen.

Artikelsoort

<F5> Artikelsoorten

Zie 'Artikelsoorten'

Via dit veld kunt u dit artikel koppelen aan een bepaalde artikelsoort (zie 'AXITO-Artikelsoorten'). Met <F5> krijgt u een overzicht van alle artikelsoorten te zien.

Tegenrekening

Zie 'Boekhouding'

<F5> Boekhoudplan

De tegenrekeningnummer is enkel van toepassing indien u gebruik maakt van het AXITO Boekhoudprogramma. Met behulp van het boekhoudplan kunt u het betreffende grootboekrekeningnummer invullen. Wanneer u straks een verkoopfactuur vanuit het basisprogramma (verkoopfacturenbestand) doorboekt naar het verkoopdagboek in de boekhouding, wordt (indien gewenst) deze verkoopfactuur opgesplitst in verschillende grootboekregels. Als de tegenrekening van het betreffende artikel niet ingevuld is, zal gekeken worden naar de tegenrekening van de artikelgroep waartoe dat artikel behoort.

Prijsafronding

<F5> Voorbeelden

Met dit veld bepaalt u op hoeveel cijfers na de komma, de artikelprijzen van dit artikel moeten worden afgerond:

BTW-code

<F5> BTW-codes

Deze BTW-code verwijst naar een bepaald BTW-percentage. Dit percentage is steeds (centraal) wijzigbaar. Hierdoor kan een BTW-aanpassing (Zie 'AXITO-Diversen) van bijvoorbeeld 20,5% naar 21,0% op enkele seconden tijd doorgevoerd worden ! (Alle prijzen in het artikelenbestand zullen dan automatisch worden aangepast). Voorbeelden:

Verk.prijs BTWI        

Dit is de verkoopprijs van het artikel inclusief BTW (er wordt rekening gehouden met de BTW-code) en het daarmee samenhangende BTW-percentage.

Verkoopprijs

Dit is de verkoopprijs van het artikel exclusief BTW.

Uw korting %

Dit is de korting die u van uw leverancier krijgt, uitgaande van de verkoopprijs exclusief BTW. Dit kortingspercentage bepaalt dus uw aankoopprijs exclusief BTW.

Opslag aankoop%

Met behulp van dit percentage kunt u op een snelle manier de verkoopprijs berekenen: De aankoopprijs verhoogd met dit opslagpercentage bepaalt de uiteindelijke verkoopprijs exclusief BTW

Aankoopprijs

Dit is de aankoopprijs van het artikel exclusief BTW.

Per

Met dit veld kunt u aangeven met welk aantal dit artikel verkocht wordt. Hier zal meestal het getal 1 ingevuld worden. Het kan echter voorkomen dat een bepaald artikel per 2, 3, 4 of meer stuks verkocht wordt. Neem bijvoorbeeld wijnglazen die standaard per set van 6 stuks verkocht worden aan een verkoopprijs van 6 EUR In dat geval kost één glas 1 EUR., namelijk 6: 6

Eenheid

Om aan te geven in welke eenheid dit artikel wordt verkocht  (vb : m, m², m3, lm, stuk, liter, kg, gram, meter, ...).

Aank.pr. gemidd

Dit is de gemiddelde aankoopprijs van het artikel. Wanneer u een aantal artikelen bijbesteld, kan het zijn dat de aankoopprijs is gewijzigd. De gemiddelde aankoopprijs wordt dan berekend als volgt:

Gemiddelde aankoopprijs = ( V1  x  P1    +   V2  x  P2 )    /   ( V1  +  V2 )

Bij het opstellen van een inventaris, krijgt u een juister beeld van de voorraadwaarde indien u gebruik maakt van de gemiddelde aankoopprijs. Indien u binnen de optie 'AXITO Voorraadbeheer' werkt met de keuze 'Ingave ontvangen artikelen', dan zullen die gemiddelde aankoopprijzen automatisch berekend worden!

Berekende aankoopprijs gemiddeld

Naast het reeds lang bestaande veld “Aankoopprijs gemiddeld” werd een nieuw veld “Berekende aankoopprijs gemiddeld” bijgevoegd aan het artikelenbestand.

U vindt dit nieuwe veld onder meer terug door naar het artikelenbestand te gaan, en vervolgens op <Pijltje naar rechts> te blijven drukken.

Wat is het doel van dit nieuwe veld “Berekende aankoopprijs gemiddeld”? Ervoor zorgen dat het veld “Aankoopprijs gemiddeld” 100% juist is!

Immers, allerlei praktische omstandigheden (bijv. aankoopprijzen zijn niet vermeld op aankoopleveringsbonnen van betreffende leverancier) kunnen leiden tot een foutieve gemiddelde aankoopprijs. (Let op: Wanneer alles perfect wordt ingegeven en er worden geen menselijke fouten gemaakt, dan klopt de gewone “Aankoopprijs gemiddeld” ook 100%!)

oHet veld “Berekende aankoopprijs gemiddeld” wordt berekend aan de hand van de aankoopleveringsbonnen.  Deze berekening gebeurt volledig automatisch in de achtergrond, zodat u zelf geen enkele handeling moet verrichten .
Deze berekening gaat uit van het volgende principe:

•Deze is gelijk aan de gemiddelde aankoopprijs van de laatste aankoopleveringsprijzen.

•De artikelen die het langste op voorraad zijn, worden als eerste verkocht.

•Indien er geen aankoopprijs bij de aankoopleveringsbonnen wordt gevonden, wordt de ‘gewone’ aankoopprijs van het artikel in het artikelenbestand genomen.

oWelke berekening zit achter dit veld “Berekende aankoopprijs aankoopprijs”?

Stel, momenteel is de voorraad van een artikel 22 stuks. Van dit artikel is volgende informatie terug te vinden bij de aankoopleveringsbonnen:

Omdat er momenteel nog 22 stuks op voorraad zijn, wordt er een totale voorraadwaarde berekend, uitgaande van 10 stuks van 20,50 euro, 5 stuks van 19,00 euro en 7 stuks van 18,15.

Dat wordt dus 10x 20,50 + 5x 19,00 + 7x 18,15 = 427,05 euro aan totale voorraadwaarde.

Deze waarde wordt gedeeld door het voorraadaantal, dus

 427,05 / 22 = 19,41 euro = Berekende gemiddelde aankoopprijs

oVanuit het artikelbestand kunt u deze “berekende gemiddelde aankoopprijs” automatisch kopieren in het veld “gemiddelde aankoopprijs”. Dit gaat via de keuze ‘Diversen’, ‘Wijzigen gegevens’ en ‘Kopieren ‘Berekende gemiddelde aankoopprijs  in ‘Gemiddelde aankoopprijs’’. (Uiteraard kunt u ook eerst een filter activeren)

Opmerking: Nadien kunt u een (wiskundig perfecte) inventaris opstellen op basis van deze nieuwe ‘gemiddelde aankoopprijs’

Aankoopbonnen aantal etiketten

Met behulp van dit veld kunt u instellen hoeveel etiketten standaard geprint worden na het ingeven van een aankoopbon. Dit veld heeft standaard de waarde '0'.

In het videoscherm van de aankoopbonnen vindt u dit veld ook terug, en ook hier heeft het standaard de waarde '0'. Welke mogelijkheden heeft u nu:

Nota 1

<F5> Nota's

In dit veld (ook memo genoemd) kan men een heel uitgebreide tekst ingeven. Met behulp van deze 'interne tekstverwerker' kan men heel specifieke informatie aan een artikel koppelen: Voorbeelden hiervan zijn: verschillende kleuren, stoffen, kwaliteiten, merken, technische kenmerken, behandelingen, ...

Nota 2

<F5> Nota's

Dit veld vindt u rechts van nota 1 terug. Biedt dezelfde mogelijkheden als nota 1. U kunt deze notatekst ook rechtstreeks weergeven door op <2> te drukken.

Code voorraad

Zie 'Voorraadbeheer'

Met deze code bepaalt men, of men voor dit artikel al dan niet een voorraadbeheer moet voeren:

Jaarl. verbruik

Zie 'Voorraadbeheer'

Geeft weer hoe vaak dat dit artikel per jaar (gemiddeld) wordt verkocht.

Levertermijn

Zie 'Voorraadbeheer'

Deze levertermijn, uitgedrukt in weken, geeft weer hoe snel dat de betreffende leverancier dit artikel kan leveren.

Te verwachten

Zie 'Voorraadbeheer'

Stel dat de levertermijn 2 weken is, dan geeft dit aantal weer welke de te verwachten verkoop is van dit artikel gedurende de eerstvolgende 2 weken.

Opslag % TV

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit 'Opslagpercentage op Te Verwachten' geeft het verschil weer tussen enerzijds 'Te Verwachten' en anderzijds 'Minimale Voorraad'. Met andere woorden, hoeveel ligt het veld 'Minimale Voorraad' hoger dan het veld 'Te Verwachten'.

Opslag % MV

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit 'Opslagpercentage op Minimale Voorraad' geeft het verschil weer tussen enerzijds 'Minimale Voorraad' en anderzijds 'Maximale Voorraad'. Met andere woorden, hoeveel ligt het veld 'Maximale Voorraad' hoger dan het veld 'Minimale Voorraad'.

Totaal bedrag

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de totale voorraadwaarde van dit artikel. Met andere woorden:

Totaal bedrag = Voorraad x Aankoopprijs

Magazijncode

<F5> Magazijnen

Via deze magazijncode kunt u aangeven waar het betreffende artikel staat (in het magazijn). Via <F5> krijgt u een overzicht van de verschillende magazijncodes.

Voorraad

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de huidige voorraad van dit artikel. Met andere woorden, dit aantal staat op dit moment daadwerkelijk in uw magazijn.

Minimum voorraad

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de minimale voorraad voor dit artikel. Vanaf het moment dat de 'Voorraad' onder deze 'Minimale voorraad' daalt, zal er moeten worden bijbesteld.

Maximum voorraad

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de maximale voorraad voor dit artikel. Wanneer de 'Voorraad' onder de 'Minimale voorraad' daalt, bepaalt de 'Maximum voorraad' mee hoeveel dat er zal moeten worden bijbesteld.

In bestelling

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is het aantal artikelen dat reeds in bestelling is. Met andere woorden, dit aantal is reeds besteld bij uw leverancier, maar nog niet geleverd.

Backorders

Zie 'Backorders'        

Dit is het aantal artikelen dat in backorder staat. Met andere woorden, dit aantal werd reeds door uw klanten besteld, maar kon nog niet geleverd worden, wegens niet in voorraad.

Te bestellen

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit veld geeft aan hoeveel artikelen u op dit moment moet bijbestellen. Dit door de computer berekend getal geeft weer hoeveel dat voor dit artikel zou moeten worden bijbesteld. (Dit om te voorkomen dat u in de nabije toekomst een voorraadtekort voor dit artikel zou krijgen).

Laatste aankoop

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de datum waarop u dit artikel voor de laatste maal heeft aangekocht.

Laatste verkoop

Zie 'Voorraadbeheer'

Dit is de datum waarop dit artikel voor de laatste maal werd verkocht.

Datum / Leveraniernummer / Verkoopprijs / Korting% / Aankoopprijs / Verkoopprijs vreemde munt / Aankoopprijs vreemde munt

Deze gegevens verschijnen onder aan het scherm (afhankelijk van het aantal ingestelde regel krijgt u 1, 3 of 6 regel te zien). Deze gegevens worden automatisch ingevuld a.d.h.v. de gegevens ingevuld in ‘Historiek’ + ‘Prijzeninformatie’. Zodoende krijgt u in het Macroscherm steeds een overzicht te zien van alle aan -en verkoopprijzen, zoals u deze heeft ingegeven.