Via het traceren van artikelen krijgt u een overzicht van alle aan- en verkoopdocumenten te zien, die met elkaar zijn gelinkt (via een traceringscode). U kunt dit overzicht opvragen voor elk artikel dat voorkomt in een offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en facturen (en ook de aankoopbestelbonnen en aankoopleveringsbonnen) :

•Via de keuze <V>ideo document, krijgt u de verschillende videoregels van het document te zien.

•Vervolgens selecteert u de keuze <H>istorieken, waardoor in een dialoogvenster de verschillende mogelijkheden worden getoond.

•Selecteer hierin de keuze 'Traceren/opvolgen artikel'.

•Waarna u een overzicht krijgt van de verschillende (gelinkte) documenten.

Betekenis velden

Werking

Alle getoonde informatie wordt automatisch berekend aan de hand van de aankoop- en verkoopdocumenten. Via een trackingnummer worden alle videoregels met dezelfde trackingnummer getoond (gesorteerd volgens de documentdatum).

•Wanneer u een videoregel toevoegd aan bijvoorbeeld een offerte, dan wordt daar automatisch een trackingnummer aan toe gekend.

•Voor iedere videoregel is het trackingnummer verschillend en ieder trackingnummer is uniek.

•Als u daarna deze offerte overbrengt naar een bestelbon, dan wordt voor voor iedere regel van deze offerte een bestelbonregel toegevoegd. Gelijktijdig worden de gekende trackingnummers van de offerte over genomen en ingevuld in de regels van de bestelbon.

Als u dus wilt dat de artikelen in de verschillende documenten met elkaar gelinkt zijn via een traceringscode, moet elk opvolgende document (vb: van offerte naar bestelbon naar leveringsbon naar factuur) niet afzonderlijk worden toegevoegd, maar via de keuze 'Bestelbon-overbrengen', 'Leveringsbon-overbrengen', 'Facturatie-overbrengen'.

Artikelen linken

Alleen wanneer u opeenvolgende documenten aanmaakt via de 'Overbrengen' keuze, zullen de artikelen van de verschillende documenten met elkaar gelinkt zijn. Het is echter mogelijk om nadien artikelen van verschillende document met elkaar te linken. Hiervoor is volgende procedure ontwikkeld:

•Vanuit het hoofdmenu selecteert u een keuze (vb offerte, bestelbon, leveringsbon, factuatie), en daarna zoekt u het betreffende document.

•Vervolgens vraagt u via de keuze <V>ideo de documentregels op.

•Wanneer u dan op een documentregel de toetsencombinatie <Ctrl> + <Enter> drukt, wordt een dialoogvenster getoond met volgende mogelijkheden (sommige worden niet altijd getoond):

Kopieren traceercode	Via deze keuze wordt de traceercode van dit betreffende documentregel opgeslagen.
Plakken traceercode	Via deze keuze wordt de opgeslagen traceercode ingevuld (plakken) in dit documentregel.
Schrappen traceercode	Via deze keuze wordt de bestaande traceercode van dit documentregel geschrapt
Traceren artikel	Via deze keuze wordt een overzicht van de verschillende documentregels met dezelfde traceercode getoond.

Voorbeeld:

Kopieren traceercode:

1.Vanuit het hoofdmenu, selecteert u de keuze 'Offertes'. Zoek vervolgens de gewenste offerte (via zoeken of de cursortoetsen).

2.Daarna kunt u via de keuze 'Video' de documentregels van de offerte opvragen.

3.U verplaatst de cursorbalk met behulp van de cursortoetsen naar de betreffende offerteregel en drukt op de combinatietoetsen <Ctrl> + <Enter>.

4.Vervolgens verschijnt het dialoogvenster met o.a. de keuze 'Kopieren traceercode', en u selecteert deze keuze.

5.De traceercode van dit artikel wordt in het geheugen opgeslagen.

Opmerking: De keuze 'Kopiëren traceercode' wordt niet getoond, indien voor de betreffende regel geen traceercode is gekend.

Plakken traceercode:

1.Vanuit het hoofdmenu, selecteert u de keuze 'Bestelbonnen'. Zoek vervolgens de gewenste bestelbon (via zoeken of de cursortoetsen).

2.Daarna kunt u via de keuze 'Video' de documentregels van de bestelbon opvragen.

3.U verplaatst de cursorbalk met behulp van de cursortoetsen naar de betreffende bestelbon-regel en drukt op de combinatie-toetsen <Ctrl> + <Enter>.

4.Vervolgens verschijnt het dialoogvenster met o.a. de keuze 'Plakken traceercode', en u selecteert deze keuze.

5.De traceercode die in het geheugen was opgeslagen (via de keuze 'Kopiëren traceercode') wordt ingevuld in de documentregel van artikel.

Opmerking: De keuze 'Plakken traceercode' wordt niet getoond, indien in het geheugen geen traceercode is opgeslagen.

Schrappen traceercode:

1.Vanuit het hoofdmenu, selecteert u de keuze 'Bestelbonnen'. Zoek vervolgens de gewenste bestelbon (via zoeken of de cursortoetsen).

2.Daarna kunt u via de keuze 'Video' de documentregels van de bestelbon opvragen.

3.U verplaatst de cursorbalk met behulp van de cursortoetsen naar de betreffende bestelbonregel en drukt op de combinatietoetsen <Ctrl> + <Enter>.

4.Vervolgens verschijnt het dialoogvenster met o.a. de keuze 'Schrappen traceercode', en u selecteert deze keuze.

5.De traceercode die ingevuld was in deze documentregel,wordt geschrapt.

Opmerking: De keuze 'Schrappen traceercode' wordt niet getoond, indien er geen traceercode is ingevuld voor deze documentregel.