Aannemersbeheer, een uitbreiding op de projectmodule

Indien u deze aannemersmodule op een goede, transparante manier wilt gebruiken, raden wij aan volgende stappen te volgen:

De verschillende stappen

•Offerte opstellen	Voor iedere klant waarvoor u een prijsofferte opstelt, wordt er een (of meerdere) afzonderlijke offertes toegevoegd.
•Offerte overbrengen naar bestelbon	Alleen voor de uit te voeren werken wordt er een bestelbon opgesteld
•Vorderingsstaat opstellen	Vervolgens worden er meerdere vorderingsstaten opgesteld (via de module 'Leveringsbonnen)
•Factureren	Na de vorderingsstaat volgt altijd een factuur, waarbij de opgestelde vorderingsstaat als bijlage kan worden gebruikt.

Offertes

Zoals reeds vermeld, wordt voor ieder aangevraagde offerte een document in het offertebeheer toegevoegd. Tijdens het toevoegen van een nieuwe offerte kunt u ook een projectnummer invullen. Dit is niet verplicht, toch heeft dat zo zijn voordelen:

1.Projectnummer is ingevuld, en hoeft dus nadien niet meer ingevuld te worden (voorkomt nadien onverklaarbare fenomenen). Deze informatie kan nadien, bij het opstellen van een andere offerte gebruikt worden (zie 2e punt).

2.Indien voor dat project ook een architectnummer is ingevuld, worden de artikelnummers van voorgaande projecten (van diezelfde architect) overgenomen. Hierbij wordt volgende opzoekmethode gehanteerd:

•Opzoeken of artikel bestaat in artikelbestand: zo ja, behandelen als gewoon artikel

•Artikel niet gevonden in artikelbestand: allereerst worden alle aannemersprojecten opgezocht, waarbij dezelfde architectnummer is ingevuld. In al deze projecten wordt in de offertes gezocht naar een artikel met hetzelfde artikelnummer. De beschikbare informatie (zoals omschrijving en prijs) wordt ingevuld in het huidige artikel. De gebruiker kan vervolgens het aantal invullen.

•Wanneer het artikel in voorgaande stap ook niet werd gevonden, wordt gewoon doorgegaan met het invullen van de artikelomschrijving en aantallen en prijzen. Er wordt echter een melding gegeven dat dit artikel niet gekend is in zowel het artikelbestand en voorgaande offertes.

Bestelbonnen:

Alleen de projecten die effectief worden uitgevoerd, wordt er een document in de bestelbonnen toegevoegd (meestal gebeurt dit via het overbrengen van een offerte naar een bestelbon). Alzo krijgt u een duidelijke scheiding tussen de opgestelde (vrijblijvende) offertes en de uit te voeren werken (bestelbonnen)

Aangezien u met de aannemersmodule werkt, krijgt u via de keuze video meer infomatie te zien (die van toepassing is voor de aannemersmodule). Echter, niet altijd heeft u deze informatie nodig, en net daarom krijgt u volgend menu te zien, wanneer u de keuze <V>ideo bestelbon kiest:

Video bestelbon standaard	Via deze keuze krijgt u de standaard video te zien (zonder extra velden)
Video bestelbon met leveringsinformatie	Via deze keuze krijgt u extra velden te zien met leveringsinformatie (aantal besteld, aantal reeds geleverd, bedragen besteld, bedragen geleverd, ...)

Leveringsbonnen (vorderingsstaat) :

Een vorderingsstaat kan toegevoegd worden via de keuze <*> Overbrengen. Tijdens dit overbrengen wordt halverwege een extra dialoogvenster getoond, waarin volgende mogelijkheden worden getoond:

1. Aantallen = 0	Voor ieder artikel in de leveringsbon wordt een waarde '0' ingevuld
2. Aantallen = 'nog te leveren'	Voor ieder artikel in de leveringsbon wordt een waarde 'Aantal nog te leveren' ingevuld
3. Aantallen = 'aantallen bestelbon'	Voor ieder artikel in de leveringsbon wordt een waarde 'Aantal van de bestelbo' ingevuld

Vervolgens wordt de bestelbon overgebracht naar de leveringsbon. Via de keuze '<V>ideo leveringsbon' wordt de inhoud van deze leveringsbon getoond. Echter eerst, wordt nog een bijkomend dialoogvenster getoond met volgende mogelijkheden:

Video leveringsbon standaard	Via deze keuze krijgt u de standaard video te zien (zonder extra velden)
Video leveringsbon met bestelinformatie	Via deze keuze krijgt u extra velden te zien met bestel- en leveringsinformatie (aantal besteld, aantal reeds geleverd, bedragen besteld, bedragen geleverd, ...)

Facturatie

Als laatste stap kunt u een factuur opstellen, en dit ofwel via het overbrengen van een leveringsbon naar een factuur ofwel door een nieuwe factuur op te stellen (waarbij de vorderingsstaat dient als bijlage voor de factuur)