Via onderstaande procedures willen we een leidraad geven over hoe u bepaalde handelingen kunt uitvoeren. Deze door ons voorgestelde procedures moet u niet zien als een verplichting, echter meer als een mogelijke werkwijze (een procedure).

Bestellen van artikelen en het ingeven en controleren van de levering

Door het volgen van deze procedure heeft u een groter overzicht en controle op het volledige aankoop- en leveringsproces. Nadien is het veel eenvoudiger om na te kijken waar iets is mis gelopen of wat er in het totaal werd besteld of geleverd.

1. Weten wat moet besteld worden

Meestal zult u een bestelling gaan plaatsen bij één bepaalde leverancier. Via de keuze 'Besteladvies per leverancier' kunt u een overzicht opvragen van de artikelen die bij deze bepaalde leverancier moeten besteld worden.

Dit voorstel kunt u uitprinten, om zo te controleren in het magazijn of de voorgestelde aantal overeen komen met de voorraad toestand in het magazijn.

2. De bestelling plaatsen bij de leverancier

Via de module 'Aankoopbestelbon' kunt u een document toevoegen waarin u de videoregels kunt toevoegen aan de hand van de lijst uitgeprint in stap 1, of kunt u het besteladvies van een leverancier overbrengen.

Na het ingeven van deze bestelling kunt u een bestelbon printen om deze te faxen of een e-mail opstellen om de bestelling bij de leverancier te plaatsen (of om een prijsofferte aan te vragen indien de artikelen gevoelig zijn voor prijswijzigingen).

Het opstellen van deze aankoopbestelbon lijkt op het eerste zicht maar tijdverlies, maar dit biedt toch een aantal voordelen:

•U kunt nadien altijd opvolgen wat er werd besteld, hoeveel en voor welke prijs.

•Na het doorboeken van deze bon, wordt per artikel van deze bon bij gehouden dat deze reeds in bestelling zijn, zodat deze geen tweede keer worden besteld. Indien u met zeer veel artikelen werkt, kunt u onmogelijk onthouden wat er allemaal werd besteld, en of dit allemaal wel geleverd werd.

•Deze opgestelde bestelbon kan op het moment dat de artikelen worden geleverd, gebruikt worden voor het opstellen van de aankoop-leveringsbon.

3. De bestelde artikelen worden geleverd

Via de module 'Aankoopleveringsbon' kunt u een document toevoegen waarin u de videoregels kunt toevoegen aan de hand van bijgeleverde leveringsbon van uw leverancier. Of u kunt een aankoopbestelbon overbrengen naar deze aankoopleveringsbon.

4. Controle van de 'aantallen' die geleverd werden.

Van de opgestelde 'aankoopleveringsbon' kunt u via 'printen' een controlelijst printen. Zodoende kan de verantwoordelijke deze lijst vergelijken met de effectief geleverde artikelen. Indien één of meerdere regels niet overeenkomen kunt u een tweede controle uitvoeren en indien er dan nog afwijkingen zijn contact opnemen met de leverancier om dit te aan te passen.

5. Doorboeken van de aankoopleveringsbon.

Wanneer de controle van de levering tot een goed eind werd uitgevoerd, kunt u deze leveringsbon doorboeken naar het artikelbestand.

6. Wat we afraden

Geef de geleverde artikelen niet rechtstreeks in in het artikelbestand in het veld 'Voorraad'.Dit om volgende redenen:

•U weet nadien niet meer wat de voorraad was voor of na deze aanpassing

•U kunt nadien niet nakijken wanneer, hoeveel en voor welke prijs deze artikelen werden geleverd.