Het maken van een veiligheidskopie (in het Engels spreekt men van 'back-up') gebeurt in de volgende 6 stappen:

Stap 1: Selecteren dossier

Opmerking: Indien u niet beschikt over het AXITO multi-dossier beheer, zal deze eerste stap niet opgevraagd worden. In dat geval komt u automatisch terecht in 'Stap 2: Welke bestanden kopiëren?' Wanneer u heeft gekozen voor de keuze 'Kopiëren bestanden' krijgt u een gelijkaardig volgend scherm te zien:

In dit scherm krijgt u een overzicht te zien van alle bestaande dossiers op uw computer.

BASISDOSSIER	Het eerste dossier wordt het 'BASISDOSSIER' genoemd, en komt overeen met het dossier dat u krijgt wanneer u bij het opvragen van het dossiernummer niets invult (met andere woorden het dossiernummer leeg laat).
AXITO001	AXITO Software Dit is het eerste dossier (alfabetisch) dat in de lijst voorkomt. AXITO001 is het dossiernummer en AXITO Software is de naam van de persoon of firma waarop het dossier van toepassing is.

Om het dossier te selecteren verplaatst u de cursorbalk met behulp van de pijltjestoetsen tot op het gewenste dossier. Daarna drukt u op <Enter>. Via de <Esc> toets kunt u terugkeren naar het hoofdmenu.

Voorbeeld: u wenst de gegevens van het dossier AXITO001 te kopieren. Verplaats daarom de cursorbalk met behulp van de pijltjestoetsen tot op het betreffende dossier AXITO001. Zodra u met de cursorbalk op dit dossier staat, drukt u op <Enter>, waardoor het dossier is geselecteerd.

Stap 2: Welke bestanden kopiëren?

Omdat u niet altijd alles hoeft te kopiëren (bijvoorbeeld uitwisseling van enkel de boekhouding-gegevens met uw boekhouder), wordt u de vraag gesteld welke bestanden u wenst te kopiëren.

Schermvoorbeeld: Welke bestanden kopiëren?

Uit bovenstaand schermvoorbeeld blijkt dat u kunt kiezen uit de volgende 6 mogelijkheden:

1. Alle AXITO-bestanden	Dit betekent dat alle bestanden die nodig zijn om met AXITO-software te kunnen werken, worden gekopieerd. Deze selectie is vanzelfsprekend de beste en veiligste keuze, maar neemt ook het meeste tijd in beslag.
2. Alleen de handelszaak-bestanden	Wanneer u hiervoor kiest worden enkel de bestanden gekopieerd die nodig zijn voor het opstellen van offertes, bestelbonnen, facturen, voorraadbeheer enz...
3. Alleen de boekhouding-bestanden	Deze keuze zal u vooral gebruiken wanneer u de gegevens van de boekhouding wenst over te brengen naar de computer van uw boekhouder. Hierbij worden enkel de bestanden gekopieerd die betrekking hebben op het AXITO-boekhoudprogramma, zoals aankoopdagboek, verkoopdagboek, diversen dagboek, financieel dagboek, enz...
4. Alleen de kassabeheer-bestanden	Hierbij worden enkel de bestanden gekopieerd die nodig zijn voor de werking van het AXITO-kassabeheerprogramma, zoals de dagverkopen, historiek kassaverkopen, enz...
5. Alleen de tekstverwerking-bestanden	Hierbij worden enkel de bestanden gekopieerd die nodig zijn voor de werking van het AXITO-tekstverwerkingsprogramma, zoals de teksten, de standaardteksten, enz...
6. Zelf bepalen welke bestanden	In uitzonderlijke gevallen is het handig om slechts een beperkt aantal bestanden te kunnen kopiëren. Bij het uitvoeren van deze keuze krijgt u een gelijkaardig volgend scherm te zien: Op het scherm ziet u een lijst van bestanden, die u één voor één kunt opnemen met de <+> toets, of niet opnemen met de <-> toets. U verplaatst daartoe de cursorbalk met behulp van de pijltjestoetsen tot op het te kopiëren bestand. Vervolgens drukt u op de <+> toets. Hierdoor komt er een '+' te staan achter de betreffende bestandsnaam, met andere woorden het betreffende bestand wordt opgenomen in de lijst om gekopieerd te worden. Wanneer u minstens één bestand heeft opgenomen, kunt u met behulp van de <Enter> toets verder gaan. Op ieder moment kunt u het selecteren beëindigen door op de <Esc> toets te drukken. Voorbeeld: u wenst de bestanden 'Helpteksten', 'Dossiers' en 'Woonplaatsen' te kopiëren. Verplaats daarom de curosorbalk met de pijltjestoetsen tot op het woord 'Helpteksten'. Vervolgens drukt u op <+>. U zult zien dat het '-' teken achter 'Helpteksten' een '+' teken wordt. De cursorbalk verplaatst zich automatisch naar het volgende bestand (in dit voorbeeld is dat 'Agenda'). Vervolgens verplaatst u de cursorbalk naar 'Dossiers' en drukt u op <+>. Daarna verplaatst u de cursorbalk naar 'Woonplaatsen' en drukt u nogmaals op <+>. Zodoende zijn de gewenste bestanden geselecteerd, en komt u door op <Enter> te drukken automatisch terecht in de volgende 'Stap 3'.

Stap 3: Ingeven kopieeropties

Deze bijkomende kopieer-opties kunnen de duur van het kopiëren enigszins verkorten.

Volledige veiligheidskopie

Het is niet altijd noodzakelijk om minder belangrijke bestanden zoals woonplaatsen, branches, enz. te kopiëren.

Index-bestanden ook kopiëren

Aangezien u via de keuze 'Indexeren alle bestanden' de index-bestanden opnieuw (automatisch) kunt aanmaken, is het niet noodzakelijk om deze mee te kopiëren.

Opmerking: Indien u de index-bestanden niet mee kopieert, en achteraf de betreffende veiligheidskopie wenst terug te zetten, dan zult u verplicht zijn om na het terugzetten van de betreffende bestanden deze bestanden opnieuw te indexeren!

Stap 4: Ingeven algemene informatie

In deze vierde stap kunt u de firmanaam, de naam van de verantwoordelijke en een algemene omschrijving van de betreffende veiligheidskopie ingeven.

Stap 5: Selecteren drive

Stap 6: Het eigenlijke kopiëren

Wanneer u de vorige 5 stappen heeft doorlopen, verschijnt het eigenlijke 'kopieer-scherm', waarop u kunt volgen hoever de computer reeds gevorderd is met het kopiëren.

Hoe zal het kopiëren verder verlopen?

•Indien er op dit moment nog geen diskette in de disk-drive steekt, zal gevraagd worden om een lege diskette in de disk-drive te plaatsen.
Indien u een diskette in de disk-drive heeft geplaatst waarop reeds informatie staat (vb. een oude back-up), dan zal gevraagd worden of de informatie op de betreffende diskette geschrapt mag worden.

•Eenmaal het eigenlijke kopiëren begonnen is, kunt u op het scherm volgen hoe ver de computer reeds gevorderd is. Voor meer uitleg over dit 'kopieer-scherm' zie verder.

•Indien er meerdere diskettes nodig zijn voor deze veiligheidskopie, dan zal de computer u vragen om een 2e, 3e, 4e, 5e, ... diskette in de disk-drive te plaatsen.

•Indien er tijdens het kopiëren storingen optreden, zal dit worden gemeld. Vervolgens wordt u gevraagd wat er moet gebeuren. U kunt dan kiezen uit:

•Nieuwe poging

•Andere diskette

•Formatteren diskette

•Einde

•Wanneer de veiligheidskopie gemaakt is, krijgt u de melding 'Kopiëren bestanden succesvol uitgevoerd!'

In bovenstaand 'kopieer-scherm' vindt u diverse informatie met betrekking tot het kopieer-proces.

Betekenis velden 'kopieer-scherm'

Totaal aantal bestanden

Dit getal geeft aan hoeveel bestanden er in totaal gekopieerd moeten worden.

Totaal omvang bytes

Dit getal (in bytes) geeft de totale omvang van de te kopieren bestanden weer. Merk op dat 1 megabyte gelijk is aan 1.048.576 bytes.

Compressie

Geeft weer of de bestanden al dan niet gecomprimeerd worden. 'Compressie' betekent dat de bestanden 'samengeperst' worden, waardoor ze kleiner worden en uiteindelijk minder plaats innemen. Resultaat: minder diskettes nodig per veiligheidskopie.

Verlopen tijd

Alzo kunt u zien hoe lang de computer reeds bezig is met het maken van de back-up.

Geschat aantal diskettes

De computer maakt aan de hand van de reeds gekende gegevens een schatting van het aantal benodigde diskettes. Zodoende weet u op voorhand hoeveel diskettes dat u ongeveer zult nodig hebben. Tijdens het kopiëren kan deze schatting aangepast worden.

Controleren kopie

Geeft weer of de veiligheidskopie gecontroleerd wordt op schrijffouten. Zo ja, betekent dit uiteraard dat het kopiëren langer zal duren.

Huidige actie

Alzo kunt u zien wat de computer op dit moment aan het doen is:

Comprimeren	Momenteel wordt het betreffende bestand gecomprimeerd.
Kopiëren	Het (gecomprimeerde) bestand wordt naar de gewenste disk-drive gekopieerd.
Vergelijken	De computer vergelijkt het (gecomprimeerde) doelbestand op de disk-drive met het overeenkomstige bronbestand op de harde schijf.
Schrijven cataloog	Van iedere veiligheidskopie wordt op de eerste diskette een cataloog (= inhoudsopgave) bijgehouden.
Schrappen bestanden	Wanneer u een diskette gebruikt voor het maken van een veiligheidskopie, wordt gecontroleerd of er nog gegevens op staan. Zo ja, dan kunt u deze eerst laten schrappen, zodat deze gebruikt kan worden voor het maken van een veiligheidskopie.

Huidige bestandsnaam

Dit is de naam van het bestand dat momenteel bewerkt wordt.

Omvang huidig bestand

Dit getal (in bytes) geeft de omvang van het huidige bestand weer.

Reeds gekopieerd aantal

Geeft weer hoeveel bestanden er reeds gekopieerd zijn.

Huidige diskettenummer

Indien de veiligheidskopie over meerdere diskettes gebeurt, kunt u zien wat het volgnummer is van de huidige diskette.

Reeds gekopieerde bytes

Dit getal (in bytes) geeft aan wat de omvang is van de reeds gekopieerde bestanden. Met andere woorden, hoeveel is er reeds gekopieerd?

Gecomprimeerd tot

Dit getal (in bytes) geeft aan wat de omvang is van de reeds gekopieerde bestanden in gecomprimeerde vorm.

Compressiefactor

Dit getal geeft de verhouding weer tussen enerzijds de omvang van de bronbestanden, en anderzijds de omvang van de gecomprimeerde gekopieerde doelbestanden. In sommige gevallen kan een compressie worden gehaald van 20. Dit betekent dat de omvang van de gecomprimeerde gekopieerde doelbestanden 20 maal kleiner is dan de oorspronkelijke bronbestanden.

PROGRESSIE REEDS GEKOPIEERD

Via deze indicatiebalk en het bijbehorende percentage kunt u zien hoever het kopieerproces reeds gevorderd is.

REEDS BESCHREVEN KAPACITEIT

Via deze indicatiebalk en het bijbehorende percentage kunt u zien hoeveel van de capaciteit van de diskette nog beschikbaar is voor het kopiëren van gegevens.