Voorbeeld:

Om een nieuwe aankoopleveringsbon toe te voegen, moet u de volgende zeven stappen doorlopen:

1.Kies vanuit het hoofdmenu voor de keuze “Voorraad/Aankoop” en dan voor de keuze "Aankoopleveringsbonnen ".  Hierdoor komt u in het hoofdoverzicht van de aankoopleveringsbonnen terecht (en dit op de laatste aankoopleveringsbon die u in het verleden reeds heeft toegevoegd). Merk op dat elke regel (of record) overeenkomt met een aankoopleveringsbon, en dat alle reeds eerder gemaakte aankoop-leveringsbonnen continu bewaard blijven.

2.Door op <T> te drukken, voegt u een nieuwe aankoopleveringsbon toe. Hierdoor zal automatisch een toevoegscherm verschijnen.

3.Vervolgens geeft u alle hoofdgegevens van de betreffende aankoopleveringsbon in, zoals aankoopleveringsbonnummer, leveranciersnummer, documentdatum enzoverder..

4.Nadat u alle hoofdgegevens heeft ingevuld, zal de computer automatisch overgaan naar het tweede toevoegscherm. Hierin worden vervolgens de gegevens van de eerste aankoopleveringsbonregel opgevraagd, zoals artikelnummer, artikelomschrijving, aantal, aankoopprijs enzoverder.

5.Via de keuze '* Overbrengen' kunt u ook de regel van een bepaalde aankoopbestelbon overbrengen naar deze aankoopleveringsbon.

6.Indien u een tweede aankoop-leveringsbonregel wenst toe te voegen, moet u nogmaals op <T> drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede aankoopleveringsbonregel in. Wenst u een derde aankoopleveringsbonregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder...

7.Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, kunt u de betreffende aankoop-leveringsbon (of aankoop-terugnamebon) printen door op <P> te drukken.

8.Om vanuit het 'video aankoopleveringsbon'-scherm terug te keren naar het hoofdoverzicht van de aankoopleveringsbonnen, drukt u op <E> of <Esc>. Merk op dat u vanuit het hoofdoverzicht van de aankoop-leveringsbonnen, elke reeds eerder gemaakte aankoopleveringsbon terug gedetailleerd kunt bekijken, door op <V> te drukken (dit staat voor 'Video', wat zoveel betekent als 'kijken naar').

Toevoegen nieuwe aankoop-leveringsbon

Nadat u vanuit het hoofdmenu voor de keuze "Aankoop-leveringsbonnen" heeft gekozen, komt u automatisch in het hoofdoverzicht van de aankoop-leveringsbonnen terecht. Vervolgens kunt u een nieuwe aankoop-leveringsbon toevoegen door op <T> te drukken. Hierdoor verschijnt een toevoegscherm, waarin de hoofdgegevens van de nieuwe aankoop-leveringsbon opgevraagd worden.

De hoofdgegevens van de aankoop-leveringsbon

Documentnummer: Wanneer u een nieuwe aankoop-leveringsbon toevoegt, zal de computer automatisch de eerstvolgende documentnummer voorstellen (namelijk laatste documentnummer plus één). Indien het echter de allereerste aankoopleveringsbon betreft, zal de documentnummer opgebouwd zijn als volgt: De eerste twee karakters worden bepaald aan het hand van het jaar (vb.: 07 wat verwijst naar het jaar 2007), de overige karakters zijn een volgnummer (vb.: 00001). Uiteraard mag u de documentnummer op ieder moment wijzigen, zorg er wel voor dat de documentnummer begint met het jaartal.

Klantnummer: Aan de hand van de leveranciersnummer kan de computer de informatie opvragen, die nodig is bij het opstellen van de aankoop-leveringsbon (Naam, Adres, BTW-nummer, Code boekstuk, Landcode munteenheid, Vervaldagperiode, Financiële korting, ...). Via <F5> krijgt u een overzicht van de verschillende leveranciers.

Documentdatum: De computer zal automatisch de systeemdatum (elke computer heeft een interne klok en kalender) invullen. U kunt deze wijzigen.  

Leveringsdatum: Op welke datum wordt de levering verwacht. Deze leveringsdatum mag leeg gelaten worden.  

Hun referentie: Bij elke aankoopleveringsbon kunt u een extra referentie invullen. Dit is bijv. de bonnummer die uw leverancier aan deze bon heeft gekoppeld, of bijv. een verwijzing naar een faxbericht of e-mail. Kenmerken: Via <F5> kunt u diverse kenmerken aan deze aankoopleveringsbon koppelen.

Nadat u alle hoofdgegevens van de aankoop-leveringsbon (of aankoopterugnamebon) heeft ingegeven, komt u automatisch in het tweede toevoegscherm terecht. Hierin zullen de gegevens van de eerste aankoop-leveringsbonregel worden opgevraagd.

De aankoopleveringsbonregels

Voor elke aankoop-leveringsbonregel zullen de volgende gegevens opgevraagd worden:

1.Artikelnummer: Aan de hand van dit artikelnummer zal elke belangrijke informatie van dit artikel automatisch in de betreffende aankoop-leveringsbonregel worden overgebracht (Omschrijving, Leveranciersnummer, Per, Eenheid, Aankoopprijs, BTW %, Tegenrekening, Aankoopprijs, ...). Indien u het artikelnummer niet van buiten kent, kunt u met behulp van <F5> een overzicht krijgen van het artikelenbestand; Nadat u het gewenste artikel heeft gevonden, kunt u het artikelnummer overbrengen naar de betreffende aankoopleveringsbonregel via de keuze <O>verbrengen of <Enter>. Merk op dat wanneer u de artikelnummer leeg laat, u vervolgens via ‘snelzoeken artikel’ razendsnel alle artikelen kunt opzoeken die aan bepaalde eigenschappen voldoen (door bijv. de woorden ‘deur’ en ‘eik’ in te vullen in dit ‘snelzoekscherm’ zal de computer volledig automatisch alle ‘eiken deuren’ uit het artikelenbestand tonen.)   Merk tevens op, dat wanneer het gezochte artikelnummer nog niet bestaat, u dit onmiddellijk kunt <T>oevoegen in het zo net via <F5> opgeroepte artikelenbestand. Onmiddellijk nadat dit nieuwe artikel werd toegevoegd, kunt u het ook weer onmiddellijk <O>verbrengen naar de aankoop-leveringsbonregel van waar u oorspronkelijk afkwam.

2.Omschrijving: Dit veld is steeds wijzigbaar. Indien u deze omschrijving wijzigt, heeft dat geen invloed op de omschrijving zoals die op dat moment in het artikelenbestand genoteerd staat.

3.Aantal: Dit is het aantal eenheden dat van dit artikel worden gekocht.

4.Eenheid: Wordt enkel opgevraagd indien u geen artikelnummer invult. Dit is de eenheid van deze aankoopleveringsbonregel (vb.: stuk, m, liter, kg ...).

5.Aankoopprijs: Dit is de aankoopprijs exclusief BTW van deze aankoopleveringsbonregel.  Deze aankoopprijs is uiteraard nodig om straks het totaal bedrag van deze aankoopleveringsbon te kennen, maar bovendien kan deze (nieuwe) aankoopprijs ook dienen om een nieuwe verkoopprijs voor dit artikel te berekenen: indien gewenst, kunt u dan straks deze nieuwe verkoopprijs (berekend aan de hand van een eerder ingestelde marge, korting enz.) automatisch doorboeken naar het artikelenbestand.

6.Bedrag: Dit is het totaal aankoopbedrag van de betreffende aankoopleveringsbonregel (berekend aan de hand van 'Aantal' en 'Aankoopprijs').

Nadat u alle gegevens van de eerste aankoopleveringsbonregel heeft ingevuld, kunt u een tweede aankoopleveringsbonregel toevoegen door nogmaals op <T> te drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede aankoopleveringsbonregel in. Wenst u een derde aankoopleveringsbonregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder...

Merk op dat u aan elke aankoopleveringsbonregel een uitgebreide notatekst (bijv. garantievoorwaarden, leveringsvoorwaarden enzoverder) kunt koppelen, door gebruik te maken van de keuze <N>ota.