Het toevoegen van een nieuwe klant:

U kunt een nieuwe klant toevoegen aan het klantenbestand door de keuze <Toevoegen> te selecteren. In het macro-scherm dat vervolgens verschijnt, kunt u de gegevens van de klant invullen. Welke velden zijn er zoal:

Klantnummer:

Als eerste stap moet u een klantnummer ingeven. Dit mag een nummer zijn zoals '234516' maar dit is sterk af te raden. Uit ervaring blijkt immers dat u best kunt werken met codes als 'JANS01'. Dergelijke klantnummers zijn zeer handig bij het snel opzoeken van een bepaalde klant. De klantnummer is 6 karakters lang. Indien u de laatste twee (of meer) karakters niet invult, zal nadat u op <Enter> heeft gedrukt, de computer deze automatisch aanvullen met een volgnummer (stel dat er reeds een JANS01 en JANS02 aanwezig zijn in het klantenbestand, dan wordt deze nieuwe automatisch JANS03).

Naam klant:

Vervolgens geeft u de klant zijn naam in. Hierbij vult u best geen aanspreektitel (zoals 'De Heer' of 'Mevrouw') in.

Naam deel 2:

Dit is optioneel. Hierbij kunt u refereren naar een bepaalde persoon, afdeling, activiteit...

Straat + nummer:

Naast de straatnaam en huisnummer kan u in dit veld ook een busnummer noteren.  

Postcode + woonplaats.:

In dit veld vult u postcode en woonplaats in.

Woonplaats deel 2:

Ook dit veld is optioneel, en hoeft u enkel in te vullen indien nodig (vb.: naam land, provincie, ...).

Landcode:

Standaard zal een 'B' worden voorgesteld (staat voor België). U kunt hier echter van afwijken (via <F5> krijgt u een overzicht).

Regio/streek:

Via dit veld kunt u uw klanten opdelen in verschillende gebieden. Deze gebieden kunt u zelf opstellen (per provincie, per regio, per gemeente, ...).

Branche:

Via de branche kunt u uw klanten opsplitsen naargelang hun bedrijfstak.

Kortingcode:

Met behulp van 'AXITO-Kortingen en prijzenboek', kunt u aan deze klant een bepaalde kortingcode koppelen.

Werknemersnummer:

Zoals u ziet, wordt het veld 'Werknemersnr.' in eerste instantie niet opgevraagd. Met behulp van de cursortoetsen (1 maal <cursortoets pijltje omhoog>) komt u automatisch op dit veld terecht (via <F5> krijgt u een overzicht).

Telefoon 1:

Hier noteert u het telefoonnummer. Zodra u <Enter> drukt, springt de cursorbalk naar 'Telefax'. Indien u een tweede telefoonnummer wilt ingeven, drukt u één maal op <Cursortoets pijltje omhoog>, waardoor  u op een veld rechts van 'Telefoon 1' terecht komt. Hier kunt u een tweede telefoonnummer invullen.

Telefax:

In dit veld kunt u het telefaxnummer invullen.

Contactpersoon:

Een contactpersoon is diegene waarna u refereert, wanneer u contact opneemt met de betreffende klant.

Aanspreektitel:

Deze aanspreektitel wordt bij het printen van een document (factuur, bon, offerte of brief) automatisch voor de naam van de klant geprint.

Aanhef brief:

Indien u over AXITO Tekstverwerking beschikt, is deze 'Aanhef brief' handig bij het snel opstellen van een brief of mailing.

Levering straat:

Dit moet u enkel invullen indien het leveringsadres verschilt van het facturatie-adres.

Levering woonplaats.:

Indien u voor 'Levering straat' niets invult, zal 'Levering woonpl.' ook niet worden opgevraagd.

Kenmerken:

Met behulp van <F5> kunt u verschillende kenmerken overbrengen. Stel, dat deze nieuwe klant een belangrijke klant is. U drukt dan op <F5>, waarna u een overzicht krijgt van de verschillende kenmerken. U zoekt het gewenste kenmerk op met behulp van de cursortoetsen (indien niet aanwezig, kunt u deze steeds toevoegen), en drukt op <O>verbrengen. Het kenmerk wordt automatisch ingevuld.

Naam bank:

Dit veld is optioneel.

Code boekstuk:

Wanneer u straks een offerte, bestelbon of factuur voor deze klant aanmaakt, zal deze 'Code boekstuk' automatisch worden voorgesteld.

Code vervaldag:

Hiermee bepaalt u de betalingstermijn voor deze klant.

BTW code:

Aan deze BTW-code is een BTW-percentage gekoppeld, dat u te allen tijde kunt wijzigen.

Tegenrekening:

Deze tegenrekening is enkel van toepassing indien u gebruik maakt van AXITO Boekhouding.

BTW-nummer:

Een BTW-nummer wordt steeds vooraf gegaan door een 'landcode'. Voor België is dit 'BE'. Nadat U <Enter> drukt, wordt het BTW-nummer gecontroleerd.

Bankrekeningnr:

Ook de bankrekeningnummer wordt gecontroleerd.

Zodra u alle gegevens heeft ingevuld, krijgt u terug het overzicht van de verschillende klanten, met daarbij de zonet toegevoegde klant. Deze wordt automatisch gesorteerd volgens klantnummer (althans, indien dit de huidige index is).

Wijzigen gegevens van een klant

Het komt soms voor dat bepaalde gegevens van klant moet gewijzigd worden. Dit doet u als volgt:

Eerst moet u ervoor zorgen dat de gele cursorbalk op het veld staat dat u wilt wijzigen. Stel, dat een klant een nieuw telefoonnummer heeft gekregen. Dan verplaatst u de rode cursorbalk naar rechts (met behulp van de pijltjestoetsen) tot op het veld 'Telefoon 1'. Vervolgens drukt u op <W>ijzigen of <Enter>, waardoor in de cursorbalk (die nu groen is geworden) een knipperende cursor verschijnt. Nadat u de wijziging heeft aangebracht, drukt u nogmaals op <Enter>. De groene cursorbalk wordt terug geel. De wijziging is voltooid.

Een andere methode om de gele cursorbalk snel op het gewenste veld te verplaatsen is deze, waarbij u eerst op <M>acro drukt, zodat een globaal overzicht van de klant verschijnt. Met de cursortoetsen kunt u de cursorbalk tot op het gewenste veld verplaatsen (in dit voorbeeld het veld 'Telefoon 1'). De overige handelingen zijn identiek. Nadien kunt u terug op <M>icro drukken, zodat het beginscherm terug verschijnt.