Het is handig om subtotalen aan de proef- en saldibalans toe te voegen. Een subtotaal is een verzameling van grootboekrekeningen waarvoor de som van alle bedragen binnen die verzameling wordt weergegeven. Zo'n subtotaal is eigenlijk een extra regel in het boekhoudplan met als groot verschil dat u de laatste cijfers van het rekeningnummer weglaat.
Opmerking: Subtotalen maken het gemakkelijker om de cijfers te vergelijken. Om optimaal gebruik van subtotalen te kunnen maken is het aangewezen om al daarover na te denken bij het opstellen van het boekhoudplan (eventueel in samenspraak met uw boekhouder).
Een subtotaal toevoegen
1.Ga eerst naar uw boekhoudplan door <U> Boekhoudplan te selecteren in het hoofdmenu.
U krijgt dit menuutje te zien:
2.Vervolgens kiest u voor <B>oekhoudplan.
U ziet uw boekhoudplan op het scherm verschijnen.
3.Ga naar een van de rekeningnummers die u in een subtotaal wilt opnemen.
In dit voorbeeld willen we een subtotaal van de verhuur bekomen.
4.Druk op <T>oevoegen.
U ziet het onderstaande venster verschijnen. Bij rekeningnummer is standaard het rekeningnummer dat u geselecteerd had voordat u op <T>oevoegen klikte ingevuld. Op deze manier kunt u overzichtelijk subtotalen (en rekeningnummers) toevoegen zonder uw boekhoudplan vanbuiten te kennen.
5.Schrap de laatste cijfers tot het laatste betekenisveranderende cijfer. Druk daarna tweemaal op <Enter>.
In stap 3 heeft u gezien dat er twee rekeningnummers in dit boekhoudplan staan die met verhuuropbrengst te maken hebben: 745100 en 745200. Aangezien er geen andere rekeningnummer zijn die beginnen met "745", zullen enkel de rekeningnummers die daaronder vallen (hierboven vermeld) bij elkaar opgeteld worden voor het totaal van 745. Daarna komt u in het omschrijvingsveld.
6.Wijzig de omschrijving en druk op <PgDn>.
U komt terug in uw boekhoudplan terecht en u kunt zien dat het subtotaal voor 745 ertussen staat.
Als u daarna in de proef- en saldibalans gaat kijken, dan ziet u het volgende staan:
