Vanuit het hoofdmenu van de abonnement-module selecteert u de keuze '1. Abonnementen : Volledig', waarna u een overzicht krijgt van alle reeds toegevoegde abonnementen. Boven in de knoppenbalk vindt u de verschillende basis-keuzes terug zoals toevoegen, wijzigen, schrappen, enz...

Maar daarnaast ook een aantal specifieke keuzes, die in onderstaande besproken worden.

Een abonnement toevoegen

Voor ieder abonnement wordt er een afzonderlijk document opgesteld, waarbij u een aantal gegevens dient in te vullen. Een abonnement toevoegen begint ook nu met het selecteren van de keuze <T>oevoegen. Vervolgens krijgt u een toevoegscherm toe zien waarin u de benodigde gegevens invult.

Wanneer u een nieuw abonnement toevoegt, krijgt u een toevoegscherm te zien met daarbij een aantal velden die ingevuld dienen te worden. Welke deze velden zijn en wat hun betekenis is, wordt hieronder besproken.

Betekenis velden (Abonnementen)

Abonnementnummer

Net zoals voor een factuur of leveringsbon een factuurnummer wordt toegekend, moet er voor ieder toegevoegde abonnement een uniek abonnementnummer toegekend worden.

Status

Via dit statusveld worden bepaalde abonnementsstatussen ingesteld :

blanco	Doorlopend abonnement
S	Stopgezet definitief
T	Stopgezet tijdelijk
B	Basisdocument

Klantnummer

Dit is de klantnummer van de klant waar het abonnement aan toegevoegd wordt. Bij het opstellen van een Basisdocument wordt er geen klantnummer ingevuld.

Omscrhrijving

Dit is een kenmerkende omschrijving van het abonnement. Deze omschrijving moet niet ingevuld worden.

Abonnement einddatum

Deze einddatum kan niet rechtstreeks worden gewijzigd. Deze datum wordt automatisch berekend aan de hand van de reeds aanwezige abonnementverleningenen. De computer zoekt hierbij naar de laatste regel en neemt hierbij de einddatum van deze laatste regel. Deze datum wordt dan automatisch ingevuld als de einddatum van het abonnement in dit scherm.

Dagen vervallen

Dit is het aantal dagen dat dit abonnement reeds is verlopen. Van zodra dit aantal dagen negatief wordt, is het abonnement verlopen en moet vernieuwd worden.

Planning

Met deze planning bedoelen we de termijn waarbinnen een abonnement verlengt moet worden. Afhankelijk van de branche waarvoor het abonnement-module wordt gebruikt, kan dit variëren. De verschillende planningscodes zijn:

blanco	Geen planning (basisdocument)
J	Jaarlijks
S	Semester (half jaarlijks)
T	Trimester (4 maandelijks)
K	Kwartaal (3 maandelijks)
2	Tweemaandelijks
M	Maandelijks
W	Wekelijks

Basis abon.nr. (abonnement-nummer)

Dit verwijst naar een basis-abonnementnummer. Meer uitleg volgt hieronder.

Basis fact.nr.

(factuurnummer)

Dit verwijst naar een basis-factuurnummer. Meer uitleg volgt hieronder.

Opmerking

Hierin kunt u een korte opmerking invullen, zoals bijvoorbeeld het contractnummer voor het afsluiten van het abonnement.

Nota

Hierin kunt u bijkomende info kunt ingeven.

Toevoeging bestand

Dit is de datum waarop u dit abonnement aan het bestand heeft toegevoegd

Laatste wijziging

Dit is de datum waarop u het abonnement voor de laatste keer heeft gewijzigd.

Werking van het abonnement

Een abonnement kun je beschouwen als een blauwdruk (voorbereiding) van een factuur. Daarom moet u naast een aantal basisgegevens zoals klantnummer en einddatum van het abonnement, ook de verschillende artikelen van de toekomstige factuur aan het abonnement toevoegen.

Afhankelijk van de situatie, kunt u deze artikelen op verschillende manieren aan het abonnement toevoegen:

•Abonnementen met vaste videogegevens

•Abonnementen met referentiefactuur

•Abonnementen met referentie-abonnement

Abonnement met vaste videogegevens

Een abonnement kan 1 of meerdere videoregels bevatten, die bij het verlengen van het abonnement automatisch op de factuur verschijnen.

Via de keuze <Video abo-artikelen> krijgt u een overzicht van de artikelen die aan het betreffende abonnement zijn toegevoegd.

Betekenis velden (Video abo-artikelen)

Stel dat u een abonnement voor een klant opstelt, waarbij 3 videoregels zijn toegevoegd.

Wanneer u nu dit abonnement gaat factureren, wordt deze regel automatisch op de verkoopfactuur toegevoegd.

Dit heeft een aantal beperkingen:

•U moet voor ieder opgesteld abonnement deze videoregels toevoegen. Bij veel abonnementen is dit zeer omslachtig.

•Wanneer al deze abonnement dienen aangepast te worden (vb iets bijkomend aan deze abonnementen toevoegen), moet u alle abonnement overlopen en manueel aan te passen.

Abonnement met een referentie-factuur

Hierbij verwijst het abonnement naar een een verkoopfactuur. In het veld 'Basis fact.nr.' vult u het referentiefactuurnummer in. Bij het verlengen van het abonnement worden de regels van deze referentiefactuur toegevoegd aan de nieuwe factuur.

Dit heeft een aantal grote voordelen:

•Meerdere abonnementen kunnen naar dezelfde referentiefactuur verwijzen.

•Wanneer u deze referentiefactuur aanpast, is dit meteen aangepast voor alle abonnementen die verwijzen naar deze referentiefactuur. Echter, een bestaande factuur nadien aanpassen is niet aan te raden.

Abonnement met een referentie-abonnement

Hierbij verwijst het abonnement naar een een referentie-abonnement. In het veld 'Basis abon.nr.' vult u het referentie-abonnementnummer in. Bij het verlengen van het abonnement worden de regels van dit referentie-abonnement toegevoegd aan de nieuwe factuur.

Dit heeft een aantal grote voordelen:

•Meerdere abonnementen kunnen naar dezelfde referentie-abonnement verwijzen.

•Wanneer u dit referentie-abonnement aanpast, is dit meteen aangepast voor alle abonnementen die verwijzen naar deze referentie-abonnement.

/ Abo verlengingen

Via deze keuze krijgt u een overzicht van alle verlengingen die tot nu toe voor dit abonnement zijn toegevoegd. In dit overzicht worden 2 soorten documenten toegevoegd:

Eerste regel

Wanneer u een nieuw abonnement toevoegt, wordt in dit overzicht automatisch een eerste regel toegevoegd, die enkel dient om de einddatum van het abonnement te bepalen (in het overzicht van de abonnementen).

Alle volgende regels

Alle volgende regels worden toegevoegd wanneer u een abonnement verlengt voor een volgende periode (jaar, maand, ;...).

Opstellen van een 'Basis abonnement'

Het opstellen van een basis abonnement is identiek aan dat van een 'gewoon' abonnement. U moet enkel met volgende punten rekening houden:

•De status van het abonnement moet 'B' zijn (= Basisdocument).

•De klantnummer wordt niet ingevuld.

•Een ingevuld 'Basis abon.nr.' of 'Basis fact.nr.' veld wordt genegeerd.