2004
|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Nieuw in deze versie > Oudere versies > 2004 |
Versie 2004.120
Indien er zich een probleem voordoet met het systeem (bijv. defecte bestandsindex ten gevolge van een stroompanne of ‘lost cluster’) zal dit gemeld worden met een veel verfijnder ‘Probleemrapport’. Vervolgens kunt U als gebruiker kiezen uit een aantal acties, zoals ‘Negeren’ , ‘Printen’ enz… Tevens worden alle probleemrapporten in ‘log’-files bewaard, zodat deze ook achteraf kunnen geraadpleegd worden (zie bijv. C:\AXITOPRLOG.TXT).
Opmerking : Wannneer U bijv. als boekhoudkantoor 300 dossiers tegelijkertijd wenst te converteren, en er doet zich een probleem voor bij het 197e dossier, dan zal simpelweg verder gegaan worden met het converteren van het 198e dossier. Achteraf kunt U dan achterhalen dat er in het 198e dossier iets is misgelopen !
Enkel voor ervaren computergebruikers !
De mogelijkheid om met behulp van de keuze ‘Uitbreiding startmenu’ (oproepbaar via het rode AXITO-Startmenu en vervolgens ‘Configuratie AXITO’) te bepalen uit welke keuzes het rode AXITO-Startmenu bestaat, is reeds altijd voorzien geweest.
Vanaf nu kunt U nog een extraatje hieraan toevoegen :
Stel dat U de keuze ‘AXITO-Handelszaak’ wilt opstarten, en dat U bijv. onmiddellijk de keuze ‘Woonplaatsen’ wilt oproepen :
-Normaal gezien moet U dan eerst de keuze ‘D Diverse keuzes’ uitvoeren en daarna de keuze ‘Woonplaatsen’. Samengevat achtereenvolgens de letters D en W typen.
-Vanuit de keuze ‘Uitbreiding startmenu’ kunt U de ‘Uit te voeren actie’ van bijv. ‘AXITO-Handelszaak’ wijzigen. Standaard is dit bijvoorbeeld : AXITOBUS “AXITO?” Indien U dit echter wijzigt in AXITOBUS “AXITO?” “KEYBOARD:DW” dan zullen automatisch de toetsen D en W ‘gekeyboard’ worden, zodat U deze niet zelf hoeft in te typen !
Men kan zelf de kleur van de cursorbalk bepalen :
Klassiek is dat de AXITO-cursorbalk rood is tijdens het ‘Navigeren’, en groen wordt wanneer men een veld wijzigt !
Via de keuze ‘Look & feel AXITO’ die U via het ‘rode AXITO-Startmenu’ terugvindt in de keuze ‘Configuratie AXITO’ kunt U deze kleur beinvloeden.
In vergelijking met vroeger hebben we standaard gekozen voor het iets fellere wit bij het wijzigen van een veld à Alzo zal de groene cursorbalk feller opvallen !
Boekhouding : printen
Als men via balans-grootboek, openstaande klant/leverancier, enkel de niet afgepunte boekstukregels print en kiest voor openstaande saldi met historiek, zal voortaan de hoofdomschrijving + hoofdreferentie + regelomschrijving geprint worden.
Wanneer men een nieuwe aankoopfactuur of verkoopfactuur toevoegt in het betreffende hulpdagboek, zal (indien ingevuld) de hoofdomschrijving automatisch ingevuld worden in de regelomschrijving van de bijbehorende ‘opsplitsingsregels’
Bij doorboeken van ‘Kassaverkopen’ naar ‘Historiek kassaverkopen’ : Indien er een ‘werkzaamheid’ wordt toegevoegd, zal er sowieso geen voorraadwijziging plaatsvinden.
Bij degressieve afschrijvingen de mogelijkheid om zelf een beginpercentage van de afschrijving in te vullen. Zodoende kun je afwijken van de normale regel, namelijk ‘het dubbele van een lineaire afschrijving’.
afschrijving op 5 jaar à 40%
afschrijving 10 jaar à 20%
afschrijving 20 jaar à 10%
Aanpassing in de werking van spreadsheets. Schrappen van regels is verbeterd (regelnummers worden hernummerd na schrappen van een bepaalde regel)
Nieuwe status 3 (= handmatig gefactureerd). Dit betekent dat de leveringsbon niet is gefactureerd door deze over te brengen naar een factuur, maar wel door manueel een factuur in het facturatiebestand toe te voegen.
Dit heeft tot gevolg dat de status van de leveringsbon op 3 blijft staan (na het verlaten van de video van de leveringsbon) en dat manueel tot 5 factuurnummers in het macroscherm van de leveringsbon kunnen worden ingevuld.
Waarom werd deze status 3 bijgemaakt ?
De reeds lang gebruikte statussen 0, 1 en 2 worden in grote mate automatisch door het programma berekend : Indien een leveringsbon met status 1 (dit wil zeggen ‘Gereed om te factureren’) wordt gefactureerd, krijgt deze leveringsbon automatisch status 2 (Status 2 wil zeggen ‘Volledig gefactureerd’).
Sommige AXITO-gebruikers wijken echter af van deze standaard-werkwijze en wijzigen manueel deze status 1 in status 2 (omdat ze bijv. handmatig de betreffende factuur aanmaken). Dit heeft tot gevolg dat als ze naderhand de ‘video’ van die leveringsbon oproepen, dat die status terug automatisch in 1 zal worden gewijzigd door het programma (immers de betreffende leveringsbonregels zijn niet gelinkt aan een factuur). Theoretisch klopt dit perfect, maar het gaat in tegen de bedoeling van deze AXITO-gebruikers. Status 3 is de oplossing voor deze uitzonderingen. Status 3 zal altijd status 3 blijven, ook al bevat de betreffende leveringsbon ‘niet-gefactureerde’ regels !
Opmerking : Het gebruik van status 3 raden wij af, omdat hier het normale gebruik van het AXITO-pakket wordt omzeild !
Creatie van een gestructureerde mededeling OGM (aan de hand van de factuurnummer). Deze OGM wordt nadien gebruikt voor het automatisch registreren van betalingen in de boekhouding. Zodoende kunnen betalingen gemakkelijk gekoppeld worden aan een factuurnummer of verkoopboekstuk.
Volgende extra mogelijkheden :
- Printen van volgende gegevens : GSM-nummer klant, gestructureerde mededeling OGM (enkel bij de verkoopfacturen), betaaltermijn (bijv. ‘14 dagen’)
- Printen van de eenheidsprijs netto (= is dus de eenheidsprijs incl. BTW waarbij de korting is afgetrokken). Alle overige combinaties gingen sowieso al !
Verdere afwerking ivm bankboekingen. Na het invoeren van een aankoopfactuur kan direct een bankboeking worden toegevoegd in de betaalagenda. Deze boekingen kunnen nadien gebruikt worden voor het automatisch betalen via bijvoorbeeld Isabel of een ander bankprogramma.
Enkele kleine verbeteringen (op vlak van scheidingskarakters tussen verschillende kolommen).
Een mogelijkheid om klanten te blokkeren. Indien een klant is geblokkeerd, is het onmogelijk om nog een bestelbon, leveringsbon, kassaticket of factuur toe te voegen voor deze klant.
Een geblokkeerde klant zal onmiddellijk opvallen door een opvallende rode kleur.
In het veld ‘Geblokkeerd’ kunt U de volgende 4 mogelijkheden invullen :
N = Neen, nieuwe verkopen zijn toegestaan
0 = Neen, nieuwe verkopen zijn toegestaan (indien deze contant worden betaald)
M = Mededeling, verkoop toegestaan (na tonen van mededeling)
J = Ja, nieuwe verkopen worden geblokkeerd
Bovendien kunt U een ‘Blokkage-nota’ ingeven, zodat men onmiddellijk weet waarom dat deze klant volledig geblokkeerd werd. Tevens kan men bijv. aangeven dat de bewuste klant eerst al zijn openstaande facturen cash moet betalen, alvorens hij nog goederen meegeleverd krijgt !
Wanneer een dossier wordt geconverteerd en/of geindexeerd, worden bepaalde ‘centrale’ bestanden uitgesloten. Deze worden nog enkel geconverteerd via het basisdossier. Zodoende kunnen andere gebruikers blijven doorwerken in andere dossiers, zonder hiervoor het programma te moeten verlaten.
Vernieuwde methode voor het aanpassen van instellingen van de handelszaak (via een gewone ‘browse’ methode). Alle vragen staan nu logisch en gegroepeerd bij elkaar, hetgeen het geheel overzichtelijk maakt. (Opgelet : Deze keuze is nog niet actief ! Wordt verwacht in de loop van 2005)
Bij het opstellen van bijv. een ‘officiele BTW-aangifte voor een subdossier worden alle gegevens (zoals bijv. BTW-nummer) gehaald uit het centrale dossierbestand.
Dit heeft geen betrekking op de ‘gewone’ samengestelde artikelen. Maar wel op een specifieke 2e werkwijze, waarbij de samengestelde artikelen in het artikelenbestand zelf aanwezig zijn, en op hun beurt verwijzen naar andere sub-artikelen die aanwezig zijn in datzelfde artikelenbestand.
Wat is nu verniewd ? Een verdere verfijning bij het overbrengen van zo een samengesteld artikel naar verkoopdocumenten (offerte, bestelbon, leveringsbon, factuur) op vlak van aantallen en prijzen. Standaard wordt aan de sub-artikelen van zo een samengesteld artikel geen voorraadbeheer gekoppeld, omdat dat in de meeste situaties onlogisch zou zijn. (Immers binnen een normaal productieproces, wordt op het moment dat het voorraadpeil van het hoofdartikel wordt opgehoogd, tegelijkertijd het voorraadpeil van de betreffende sub-artikelen verlaagd). Sommige AXITO-klanten wensen echter af te wijken van deze ‘logische’ aanpak : Zij willen dat op het moment dat een samengesteld artikel wordt verkocht, ook het voorraadpeil van de sub-artikelen tegelijkertijd wordt verlaagd. Om dit te activeren moeten ze vanuit het artikelenbestand het videoscherm van het betreffende samengesteld artikel (keuze ; VS) oproepen, en vervolgens bij elk gewenst sub-artikel het ‘Voorraadbeheer’ op Ja zettten.
Uitgebreidere mogelijkheden om op het einde van een document een centralisatie van de verschillende intrastatgoederencodes te maken (totaal aantal, totaalbedragen excl. en incl. BTW, totaal gewicht).
De keuze ‘Diversen’ in het artikelenbestand werd uitgebreid met een nieuwe keuze ‘Prijzen verhogen/verlagen op basis van gewichtsfactor’. Hierbij wordt rekening gehouden met het gewicht van het artikel en de oude en nieuwe prijs van een grondstof. Indien U bijv. als siersmid gouden juwelen verkoopt, en de goudprijs is sterk gestegen, dan kan U deze goudprijs-stijging op een correcte wiskundige manier doorrekenen naar Uw klanten.
Verdere verfijning op het vlak van ‘Betaalmiddelen’ en ‘Overige transacties’. Tevens volledige beschrijving (met praktische voorbeelden) hiervan in de herwerkte handleiding ‘AXITO-kassabeheer.pdf’
Volledig herwerkte afschrijvingstabel : dit op basis van een gemoderniseerd ‘investeringen’-bestand. Vanaf deze versie kan men naast de gekende lineaire en degressieve aanpak (op basis van percentages), ook kiezen voor een 3e aanpak, namelijk de degressieve aanpak op basis van de ‘coefficienten-methode’. Tevens kan men het afschrijvingsmoment van het 1e jaar op 3 verschillende manieren vastleggen : 1. Volledig jaar. 2. Vanaf maand van aankoop. 3. Vanaf dag van aankoop (pro-rata).
Net zoals bij de verkoopdocumenten (offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, verkoopfacturen enz.) is het nu ook mogelijk om voor deze aankoopdocumenten een eigen afzonderlijke lay-out te definiëren. Men kan werken met kleurenlogo’s, grijstinten, … Net zoals bij de verkoopdocumenten kan men voor elk type van aankoopdocument (bijv. aankoopbestelbon) 10 verschillende lay-outs maken !
Vernieuwd macroscherm : andere structuur (Alzo komen de velden ondernemingsnummer, ‘BTW-plichtig’, IBAN-nummer, BIC bank enz. beter tot uiting in het macroscherm).
Vanaf nu wordt de IBAN-nummer automatisch ingevuld aan de hand van het bankrekeningnummer. Uiteraard wordt de IBAN-nummer ook gecontroleerd op juistheid van opbouw.
Aangepaste hoofding voor verkoopfacturen, bonnen,offertes enz. Vermelding van het BTW-nr, ondernemingsnummer en weglaten van het handelsregisternummer. Klanten waarbij de bedrijfsgegevens dus automatisch gevormd worden (Let op : dit moet niet), verkrijgen op deze manier een ‘bedrijfskop’ links-boven op hun formulieren, die voldoet aan de vereisten van de overheid vanaf 1 januari 2005
Verfijningen op het vlak van BTW-hoedanigheid !
Nieuw veld : BTW-plichtig. Dit nieuwe veld kan 3 waarden hebben :
-J BTW-plichtig (heeft BTW-nummer en ondernemingsnummer)
-N niet BTW-plichtig (heeft geen BTW-nummer, maar wel ondernemingsnummer)
-P Particulier (heeft geen BTW-nummer en geen ondernemingsnummer)
Bijkomende informatie in te vullen bij opstellen ‘Officiele BTW-listing’ op papier.
-Bent U een kleine onderneming, die de BTW-vrijstellingsregeling toepast.
-Zo ja, vanaf welke dag is deze vrijstellingsregeling begonnen. MMJJJJ
Bij de bedrijfsgegevens en dossiers zijn extra velden toegevoegd waarin deze info wordt opgeslagen.
Binnen de keuze ‘Diversen’ in het artikelenbeheer is een keuze ‘Barcode automatisch toekennen’ bijgemaakt. Het doel hiervan is :
Het automatisch toekennen van een barcode (Interleave 2/5) aan alle artikelen die nog geen barcode hebben. Enkel de artikelen waar de barcode leeg of 0 is, worden aangepast. Een filter en/of lijstcode heeft invloed op de artikelen die aangepast worden.
Extra controle bij “Doorboeken van ‘Historiek kassaverkopen’ naar 1 factuur/kasuittreksel”. Enkel van toepassing indien U met 2 of meer kassa’s werkt ! Betreft controle van de verschillende kassa’s zodat de gebruiker weet dat er nog (niet doorgeboekte) dagverkopen staan in een kassa : op die manier wordt voorkomen dat de verzamelfactuur niet alle kassaverkopen zou bevatten.
Tegoedbonnen : Werken met tegoedbonnen is vanaf deze versie volledig uitgewerkt ! Hierbij wordt volgende procedure gevolgd :
1.de artikelen die teruggenomen worden, moet U inscannen. Daarna wijzigt U handmatig het veld ‘aantal’ in -1 in plaats van 1.
2.Om de verkoop te beëindigen drukt U op de < / > toets. Automatisch wordt er een kassaticket afgedrukt met daarop de vermelding van het tegoed.
3.Het negatieve bedrag wordt (zogezegd) cash aan de klant uitbetaald.
4.Het programma vraagt of U een tegoedbon wenst op te stellen. (Indien U geen tegoedbon wenst op te stellen, moet U in principe de klant effectief terug betalen)
5.Indien U met ‘J’ antwoord, wordt via een ingavescherm gevraagd voor welk bedrag U een tegoedbon wilt opstellen. Het bedrag op de tegoedbon wordt betaald met het geld dat U zonet (zogezegd) aan de klant had gegeven (uiteindelijk is er dus geen geld in of uit de kassa gegaan).
Hoe de tegoedbon geprint zal worden (met andere woorden de lay-out), kan U zelf bepalen via de keuze ‘Overige transacties’.
Uitbreiding van de Europese Unie met 10 nieuwe lidstaten : Estland, Letland, Litouwen, Polen, Tsjechië, Slowakije, Hongarije, Slovenië, Cyprus en Malta. Aanpassingen hiervoor in de boekhouding en ‘landenbestand’, waardoor deze 10 landen automatisch onder het intracommunautaire regime vallen. (Opmerking : In vorige versies kan dit ook handmatig ingesteld worden)
Aanpassing van het installatieprogramma. Uitzonderlijk werd bij een installatie het huidige programma niet overschreven en bleef zodoende onveranderd.
Standaard kon men in vroegere versies reeds per verkoopfactuur bepalen of deze factuur wordt opgesteld aan de hand van enerzijds prijzen excl. BTW, of anderzijds prijzen incl. BTW. Vanaf deze versie kan men dit reeds op klantniveau instellen (Gebruik hiervoor het veld ‘Incl. BTW is de basis’ in het micro-scherm van het klantenbestand). Alzo kan men er voor zorgen dat bijv. klant JANS02 Jansen vanaf nu altijd verkoopfacturen krijgt op basis van prijzen incl. BTW, terwijl dat alle overige klanten hun facturen ontvangen op basis van prijzen excl. BTW.
Mogelijkheid om meerdere briefomslagen automatisch na elkaar te printen. Wanneer op het klantenbestand een filter wordt toegepast, zal via de vraag ‘Voor alle gefilterde klanten een briefomslag printen’ bepaald worden of U voor elke gefilterde klant een briefomslag print.
Aanpassing ivm exporteren naar ASCII-bestand : De diverse intrastat-lijsten kunnen geexporteerd worden naar een ASCII-bestand dat op zijn beurt kan ingelezen worden in het IDEP-programma (zie idep@nbb.be / www.intrastat.be). Het softwarepakket IDEP stelt U in staat om een electronische intrastat-aangifte op te maken en te versturen (bijv. via e-mail).
Men kan er voor zorgen dat bij het toevoegen van bijv. een nieuwe verkoopfactuur, de werknemersnummer verplicht moet ingevuld worden.
Het veld ‘status’ staat standaard in het ‘hoofdscherm’
Meer mogelijkheden om de opbouw van het hoofdscherm te bepalen. Men kan bijv. standaard het BTW% of het veld ‘korting%’ al dan niet in het hoofdscherm plaatsen.
Toekennen eigen barcode : Wanneer een bestaand artikel nog geen barcode heeft, kunt U door de ingave van -1 de computer een unieke barcode laten zoeken.
Wanneer U barcodes print via de PScript methode, is het nu mogelijk om de breedte van de barcode te bepalen in millimeter (Standaard is deze barcode 30 millimeter breed).
Kunnen filteren op internet & e-mail adres
Op het moment dat men bijv. alle ‘nog niet geprinte’ leveringsbonnen wilt printen, krijgt men de mogelijkheid om eender welke lay-out te kiezen.
Aanpassing ivm dubbel tellen van boekhoudgegevens (in uitzonderlijke situaties, afhankelijk van instellingen statistieken).
Naast het gebruik van tafelnummers bestaat de mogelijkheid om verkopen te registreren op klantnaam (Alzo kan men het verbruik van klant Piet die aan de bar zit, registreren).
Verdere verfijning van het werken met lijstcodes. Vb : een verouderde klant (bijv. failliet) valt onmiddellijk op door een minder opvallende groene kleur. Dit geldt ook bij leveranciers, werknemers, prospectie-klanten, adresboek, artikelen.
Verdere verfijning wat betreft het gebruik van de ondernemingsnummer (als soort opvolger van de BTW-nummer), de IBAN-nummer en de BIC-nummer. Dit zijn aanpassingen die doorheen het hele pakket voelbaar zijn (klanten, leveranciers, bedrijfsgegevens, facturatie enz...)
Aanpassing ivm kortingen gekoppeld aan klanten (cfr. De optie 'Kortingen- & prijzenboek).
Volledig vernieuwd toegangsrechtenbeheer, met een ongekend aantal mogelijkheden.
Alzo kunt U het AXITO-programma volledig of gedeeltelijk afschermen met behulp van wachtwoorden, maar wel op een zeer doorgedreven manier.
Voor meer uitleg zie de PDF-handleiding op de AXITO-CD in de map \DOC
Wanneer je een barcode scant en dit is een EAN-8 of EAN-13, dan wordt de vraag ‘eigen barcode’ automatisch op J geplaatst. Scan je een UPD barcode (lengte 12), dan wordt er automatisch een 0 voor geplaatst (het wordt zogezegd een EAN-13). Bij een barcode van een andere lengte wordt deze automatisch afgeknot op lengte 7 en de vraag ‘eigen barcode’ wordt met N ingevuld.
Het kassaticket afdrukken en daarbij gebruik maken van verschillende lettertypes bijv: grootschrift.
Weergave resultaten.
Dit overzicht geeft slechts de belangrijkste wijzigingen weer vanaf januari 2004 !