Factuurnummer

Moet ingevuld en uniek zijn

9 karakters

Elke factuur heeft zijn eigen unieke nummer. Een eenvoudige werkwijze is deze, waarbij het factuurnummer begint met het jaartal, gevolgd door indien gewenst een maandnummer. De overige karakters vormen een volgnummer. Enkele voorbeelden:

•'220000001' (22 = jaar 1994 ; 00000001 = volgnummer ; 220000001 verwijst dus naar de eerste factuur van het jaar 2022)

•'220000002' (dit verwijst naar de tw22eede factuur van het jaar 2022)

•'220100001' (22 = jaar 2022 ; 01 = maand januari ; 00001 = volgnummer)

Welke factuurnummer u invult, beslist u uiteraard zelf.

Klantnummer

<F5> Klanten

Hier vult u de klantnummer in. Volgende situaties kunnen zich voordoen:

•U kent de volledige klantnummer, en vult deze in.

•U kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in, en u drukt vervolgens op <Enter>:

oIndien deze (gedeeltelijke) klantnummer slechts één maal voorkomt in het klantenbestand, zal de computer automatisch de klantnummer vervolledigen.

oIndien deze (gedeeltelijke) klantnummer meerdere keren voorkomt, zal de computer u het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

oU kent slechts een gedeelte van de klantnummer, vult deze in en u drukt op <F5> (overbrengen). Hierdoor zal de computer u het klantenbestand tonen (in de buurt van de gezochte klant), waarna u enkel de juiste klantnummer hoeft over te brengen (verplaats de cursorbalk naar de te zoeken klant en druk op <O>).

•De in te vullen klant is nog niet aanwezig in het klantenbestand:

•Druk <F5>. u krijgt het klantenbestand te zien.

•Vervolgens kunt u via <T> de betreffende klant toevoegen in het klantenbestand.

•Nadat u deze klant heeft toegevoegd, kunt u met behulp van de keuze <O> deze pas toegevoegde klant overbrengen naar de factuur die u op dat moment aan het toevoegen (of wijzigen) bent.

Factuurdatum

De factuurdatum wordt automatisch door de computer ingevuld (aan de hand van de systeemdatum). U mag deze datum uiteraard wijzigen.

Factuur/ Creditnota

Via dit veld bepaalt u of het een factuur of creditnota betreft (u kunt hier enkel een 'F' of een 'C' invullen).

Code boekstuk

<F5> Voorbeelden

Deze code boekstuk bepaalt onder meer hoe de BTW wordt berekend. U kunt kiezen uit volgende 4 codes:

Opmerking: Indien u over het AXITO-Boekhoudprogramma beschikt, zal deze code boekstuk tevens de BTW-vakken (zie BTW-aangifte) mee bepalen. Dit gebeurt overigens automatisch.

BTW-opeisbaar

De factureringsverplichtingen werden vanaf 1 januari 2013 grondig gewijzigd, omwille van de Europese factureringsrichtlijn 2010/45/EU. Omwille van de praktische moeilijkheden door de nieuwe regeling betreffende opeisbaarheid, voorzag de administratie in een overgangsregeling tot 31 december 2013.

Voor levering van goederen en diensten wordt de belasting  in principe opeisbaar op het tijdstip waarop de levering van het goed of dienst wordt verricht. Dit is in de regel steeds de oudste leverdatum!

Voor meer informatie

Landcode munteenheid

Zie 'Vreemde munt'

<F5> Landcodes

Deze landcode bepaalt de munteenheid waarin deze factuur moet worden opgesteld en geprint.

Werknemers-nummer

<F5> Werknemers

Alzo kunt u een werknemer (vertegenwoordiger) koppelen aan een factuur. Nadien kunt u met behulp van AXITO-Statistiek nagaan wat een bepaalde werknemer heeft 'gepresteerd' (handig bij het bepalen van commissies).

Boekhoud-periode

Zie 'Boekhouding'

Geeft aan in welke boekhoudperiode deze factuur werd verwerkt (Zie AXITO-Boekhouding).

Reeds geprint

Geeft aan of deze factuur reeds is geprint. Dit maakt het mogelijk om alle facturen die nog niet geprint zijn, met 1 printopdracht te printen.

Naam klant

Deze naam wordt automatisch ingevuld aan de hand van de klantnummer. Wanneer echter geen klantnummer werd ingevuld, moet u dit veld zelf invullen

Straat klant

Zie vorige

Woonplaats klant

<F5> Woonplaatsen

Zie vorige

Omschrijving

U kunt aan elke factuur een hoofdomschrijving koppelen. (bijv. korte beschrijving van wat op die factuur staat)

Kenmerken

<F5> Kenmerken

Met dit veld kunt u aan elke factuur specifieke kenmerken koppelen. Via <F5> krijgt u een overzicht van de mogelijke kenmerken. Deze kenmerken kunt u overigens zelf wijzigen. Merk op dat we hier te maken hebben met codes. Voorbeelden van kenmerkcodes zijn:

Alzo kunt u straks met behulp van de keuze 'filter' een lijst opvragen van bijvoorbeeld alle facturen met 1 jaar onderhoudscontract. Merk op dat u in het veld 'kenmerken' meerdere codes tegelijkertijd kan ingeven. Voorbeeld: P ! R EE O1

Wisselkoers

Zie 'Vreemde munteenheid'

Dit is de wisselkoers zoals die was op het moment van toevoegen van de betreffende factuur.

Leveringsstraat

Dit is de leveringsstraat van deze factuur.

Leveringswoonplaats

<F5> Woonplaatsen

Dit is de leveringswoonplaats van deze factuur.

Vervaldata 1,2,3        

De drie vervaldata worden automatisch door de computer berekend. Bij de factuurdatum worden een aantal dagen bijgeteld (dit is afhankelijk van de ingevulde 'Code vervaldag' van de betreffende klant in het klantenbestand). De twee volgende vervaldagen worden standaard 2 weken later berekend (Dit tijdsinterval is wijzigbaar; zie keuze 'Diversen' in facturatiebestand).

Financiële korting

Bij contante betaling kunt u via dit veld bepalen hoeveel de financiële korting bedraagt.

Week

Deze weeknummer wordt automatisch berekend aan de hand van de factuurdatum.

Kortingcode

Zie 'Kortingen- en prijzenboek'

<F5> Kortingcodes

Indien u over de optie 'Kortingen- en prijzenboek' beschikt, kunt u via dit veld aan elke factuur een eigen kortingcode koppelen. Dit bepaalt rechtstreeks de artikelprijzen die de computer straks bij het aanmaken van factuurregels zal voorstellen.

Datum ondertekening

Dit is de datum waarop bijvoorbeeld het contract werd ondertekend. Puur informatief, en in de meeste situaties niet van toepassing..

Groep document

Via dit veld kunt u de facturen onderverdelen in verschillende groepen (of projecten).

Reeds voldaan excl. BTW

Dit is het bedrag dat reeds voldaan is (exclusief BTW).

Hoofdnota

<F5> Nota's

Deze 'hoofdnota' wordt bij het printen van de betreffende factuur, standaard net onder de laatste factuurregel geprint. In deze 'interne tekstverwerker' kunt u eender welke tekst ingeven. Voorbeelden hiervan zijn: Plaatsings- en leveringsvoorwaarden, gemaakte afspraken, kenmerken verkochte artikelen enzoverder. Merk op dat u via <F5> kunt werken met standaard nota-teksten, die u uiteraard zelf kunt opstellen.

Totaal excl. BTW

Dit is het totaal factuurbedrag exclusief BTW.

Totaal BTW

Dit is het totaal BTW-bedrag voor de betreffende factuur.

Totaal incl. BTW

Dit is het totaal factuurbedrag inclusief BTW.

Voldaan

Via dit veld kunt u aangeven of deze factuur:

Reeds voldaan

Dit bedrag heeft de betreffende klant reeds betaald. (Bijvoorbeeld een voorschot)

Nog te voldoen

Dit is het bedrag dat de betreffende klant voor deze factuur nog moet betalen.

Doorgeboekt

Om aan te geven of deze factuur reeds doorgeboekt werd naar AXITO-Boekhouding ?

Boekhoudjaar

Zie 'Boekhouding'

Geeft weer in welk boekhoudjaar deze factuur naar AXITO-Boekhouding werd doorgeboekt.