Inleiding

Met behulp van het AXITO Toegangsrechtenbeheer heeft u de mogelijkheid om met wachtwoorden te werken. Alzo kunt u er voor zorgen dan niet iedereen alles kan of mag.

Heel belangrijk is dat er 1 hoofdverantwoordelijke is, namelijk de SUPERVISOR. De supervisor mag en kan werkelijk alles. Alleen de supervisor bepaalt wie toegang heeft tot het AXITO systeem, en wie een bepaalde keuze wel of niet mag uitvoeren.

Voorbeelden:

1.Iemand die met het AXITO kassabeheer werkt, mag bijv. niet in de keuze AXITO boekhouding geraken.

2.Werknemer Jan mag niet de aankoopprijzen van de artikelen zien!

3.Enkel de hoofdverantwoordelijke van het netwerksysteem (ook wel supervisor genoemd) mag de wachtwoorden wijzigen.

4.Het neefje van de zaakvoerder mag wel internetten op zijn computer, maar mag het AXITO-systeem niet kunnen oproepen.

Uitvoeringen

Standaard (en dus gratis) kan elke AXITO klant met wachtwoorden werken.

Er is echter nog een bijkomende mogelijkheid om dit wachtwoordenbeheer uit te breiden met het "AXITO Toegangsrechtenbeheer". Dit AXITO Toegangsrechtenbeheer is een betalende AXITO optie, en laat toe om op een heel gedetailleerde manier te bepalen wat elke gebruiker mag of niet mag. Het spreekt voor zich dat het activeren van de optie "AXITO Toegangsrechten" automatisch inhoudt, dat er verplicht met wachtwoorden zal gewerkt moeten worden.

AXITO klanten zonder dit "AXITO Toegangsrechtenbeheer" kunnen echter ook al de volgende mogelijkheden uitvoeren:

•Al dan niet met wachtwoorden werken.

•Er voor zorgen dat een bepaalde gebruiker geen aankoopprijzen van de artikelen kan zien.

•Er voor zorgen dat een bepaalde gebruiker niet in de boekhouding kan geraken.

•Er voor zorgen dat enkel de supervisor de verschillende wachtwoorden kan wijzigen.

Activeren AXITO-Wachtwoordenbeheer

Hoe kan het wachtwoordenbeheer geactiveerd worden:

U heeft de optie AXITO-Toegangsrechtenbeheer.

Indien u over de optie "AXITO Toegangsrechtenbeheer" beschikt, is dit standaard altijd geactiveerd. Nadat deze optie bij AXITO geregistreerd werd, moet u zo snel mogelijk het wachtwoord van de supervisor wijzigen. Immers op dat moment heeft de supervisor een ‘leeg’ wachtwoord. Voor meer uitleg zie verder.

U heeft NIET de optie AXITO-Toegangsrechtenbeheer.

Indien u niet over deze optie beschikt, kunt u het beperkt toegangsrechtenbeheer inschakelen:

1.Start het rode AXITO Startmenu op

2.Vervolgens gaat u naar de keuze 'Configuratie AXITO'

3.Selecteer de keuze 'Gebruikers' en ga vervolgens naar de keuze "Toegangsrechten".

4.Binnen dit menu kiest u voor "Werken met wachtwoorden".

5.Op de vraag "Wenst u te werken met wachtwoorden" antwoordt u met ja. Tevens zal dan het wachtwoord van de supervisor opgevraagd worden. Uiteraard is het van heel groot belang dat u dit wachtwoord niet vergeet.

Opmerking: Het ingeven van een nieuw wachtwoord zal altijd 2x gebeuren, en dit om typfouten te vermijden. Bovendien is het ingeven van een wachtwoord in AXITO niet hoofdlettergevoelig (Wachtwoord JAN is hetzelfde als jan of JaN). Werk liefst met normale letters en cijfers (Vermijd letters als é è ç à ù).

Gebruikers

Nadat het wachtwoordenbeheer geactiveerd werd, moeten de verschillende gebruikers die met het AXITO programma mogen werken, toegevoegd worden in het gebruikersbestand. (u mag er zo veel toevoegen als dat u zelf wil).

Gebruikers toevoegen

Hoe doet u dit?

1.Start het rode AXITO Startmenu op.

2.Vervolgens gaat u naar de keuze 'Configuratie AXITO', vervolgens naar de keuze 'Gebruikers', In het menu dat dan verschijnt neemt u nogmaals de keuze "Gebruikers". U zult zien dat 2 gebruikers altijd aanwezig zullen zijn, namelijk SUPERVISOR en DEFAULT.
Stel dat u bijv. Jan Janssen als gebruiker wilt toevoegen, dan zal bij het toevoegen van deze nieuwe gebruiker onder andere gevraagd worden naar de volgende velden:

•Gebruikernummer: Dit is bijv. JAN

•Naam gebruiker: Dit wordt normaal gezien "Janssen Jan"

•Loginnaam: Dit mag ook JAN zijn, maar mag ook iets anders zijn. Wanneer Jan straks het AXITO programma zal opstarten zal naar deze loginnaam gevraagd worden.

•Zelfde rechten als gebruikersnr: Indien u over 10 tallen gebruikers beschikt, kunt u als supervisor het beheer eenvoudiger houden door bijv. een 3 tal fictieve gebruikers aan te maken (bijvoorbeeld _BOEKHO _KASSA _FACTUR). Bij deze 'fictieve' gebruikers bepaalt u straks met behulp van de keuze "Y Toegangsrechten wijzigen" wat ze mogen (Voor meer uitleg over deze keuze, zie verderop). Indien u bijv. bij gebruiker JAN het veld 'Zelfde rechten als gebruikersnr' invult met _KASSA, dan zal JAN standaard over dezelfde rechten beschikken als gebruiker _KASSA

Gebruikers beheren

Nadat JAN toegevoegd is in het gebruikersbestand, beschikt u als supervisor over de volgende 2 extra keuzes :

Q Wachtwoord wijzigen

U heeft als supervisor altijd het recht om het wachtwoord van een andere gebruiker te wijzigen. Indien u dit na het toevoegen van een nieuwe gebruiker niet doet, dan zal deze gebruiker een 'leeg' wachtwoord hebben.

Y Toegangsrechten wijzigen

U heeft als supervisor het recht om te bepalen welke keuzes deze bepaalde gebruiker mag uitvoeren. Met behulp van de <+> en < > toetsen kan u bepaalde mogelijkheden opnemen of niet opnemen. Enkele concrete voorbeelden:

•U wilt niet dat deze gebruiker de aankoopprijzen van het artikelenbestand kan zie: Dan gaat u met behulp van de pijltjestoetsen op de keuze 'Artikelen' staan, vervolgens drukt u op <pijltje naar rechts> , vervolgens gaat u onderaan op de keuze "Aankoopprijs" staan, en drukt vervolgens op < > om deze keuze "niet op te nemen"

•U wilt niet dat deze gebruiker de boekhouding kan zien: Dan gaat u met behulp van de pijltjestoetsen in de linkerkader op de keuze boekhouding staan, en vervolgens alle boekhoudingkeuzes met < > deactiveren.

•U wilt niet dat deze gebruiker de wachtwoorden van anderen kan wijzigen. Dan gaat u in de linkerkader op "Netwerktoepassingen" staan, en vervolgens in de rechterkader de keuze "Wachtwoord wijzigen" met de < > toets deactiveren. (Opmerking: Alzo kan u er voor zorgen dat bijv. zaakvoerder PIET ook de wachtwoorden kan wijzigen.) Het spreekt voor zich dat het verstandig is om dit recht bij 'gewone' gebruikers uit te schakelen.

Opmerking:

•Een 'gewone' gebruiker mag altijd zijn eigen wachtwoord wijzigen. Hij gaat hiervoor naar de keuze "Configuratie AXITO" en vervolgens naar de keuze "Gebruikers". De overige keuzes zullen niet toegestaan zijn voor deze 'gewone' gebruiker. Indien deze gewone gebruiker zijn wachtwoord vergeten is, zal hij de supervisor moeten contacteren (immers deze kan en mag alles wijzigen).

•Indien u bijv. over meerdere dossiers beschikt (bijv. een boekhoudkantoor beheert heel veel dossiers) dan kan u ook een wachtwoord koppelen aan een dossier. Alzo kan alleen de bevoegde persoon het betreffende dossier oproepen. Ga hiervoor naar de keuze "Dossiers" en maak gebruik van de keuze "Q Wachtwoord wijzigen". Ook hier geldt weer dat enkel de supervisor dit recht heeft! Wanneer u zich in het gebruikersbestand bevindt, zal er met kleuren gewerkt worden:

•Licht blauwe gebruikers, zijn correct ingevulde gebruikers.

•De fel licht blauwe gebruiker bent u zelf.

•Fictieve gebruikers krijgen een groene kleur (Een 'fictieve' gebruikersnummer begint met een underscore _). Het doel van deze fictieve gebruikers werd eerder in deze handleiding uitgelegd.

•Rode gebruikers zijn niet correct ingevuld, en mogen totaal niets. Als supervisor kunt u dit rechtzetten door 1 of ander veld van deze gebruiker te wijzigen. Wanneer een extern persoon probeert om de AXITO beveiliging te omzeilen, dan kan dit leiden tot 'rode gebruikers'

•Wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt, mag hij op dat moment alles. Indien het een 'gewone' gebruiker betreft, zorg er dan als supervisor voor dat deze 'gewone' gebruiker niet het recht heeft om wachtwoorden te wijzigen. Dit wordt gewoonlijk door onervaren supervisors vergeten, en kan zeer grote gevolgen hebben. Hoe dit recht uitgeschakeld moet worden werd reeds eerder in deze handleiding beschreven.

•Indien u over een netwerksysteem beschikt, kan u een gebruiker aan een netwerkstation koppelen. Stel dat bijv. JAN altijd op dezelfde computer (=netwerkstation) werkt, dan zal het voor Jan interessant zijn dat telkens JAN als loginnaam wordt voorgesteld op het moment dat hij AXITO op zijn eigen computer opstart. Als supervisor kunt u dit klaar krijgen door vanuit het rode AXITO Startmenu te kiezen voor "Configuratie AXITO", vervolgens voor "Netwerkstations". Vervolgens kunt u dan JAN invullen als gebruikersnummer bij het netwerkstation van Jan.