Wat is dat ?

‘Priform’ staat voor ‘Printerformulier’ en bepaalt naar welke printer en/of welk type formulier (A4-blad, A3-blad, landscape, portrait, met watermerk enz.) u wilt printen.

Indien u slechts met één computer werkt (dus geen netwerk) en slechts één printer heeft, dan hoeft u niets te doen! Immers standaard worden alle lijsten gestuurd naar de standaard Windows-printer (die U rechtstreeks onder Windows heeft vastgelegd) en dit uitgaande van een standaard A4-blad. (De rest van deze ‘priform-handleiding’ hoeft U dan ook niet te lezen.)

•U wilt echter meer ! U heeft bijvoorbeeld behoefte aan 1 van volgende mogelijkheden (dit moet bovendien volledig automatisch kunnen gebeuren) :

•U wilt dat de verkoopfacturen automatisch gestuurd worden naar de kleurenlaserprinter, gekoppeld aan de PC (netwerkstation) van Uw college Jan. Terwijl dat wanneer Piet (de boekhouder) dezelfde verkoopfacturen print, deze automatisch gestuurd worden naar de matrixprinter gekoppeld aan zijn eigen lokale PC (Immers voor intern gebruik is dat goed genoeg, en bovendien merkelijk goedkoper)

•U wilt dat de klantenetiketten automatisch geprint worden naar een specifieke labelprinter die bijvb. aan de server (hoofdcomputer) is gekoppeld. De artikeletiketten echter moeten op die eerder vernoemde kleurenlaserprinter gedrukt worden.

•U wilt een verkoopfactuur rechtstreeks kunnen mailen naar Uw klant.

•U wilt een artikelprijslijst via e-mail verzenden naar een klant.

De bedoeling is dus dat U eender welke lijst naar eender welke printer, en dit op eender welk formulier (bijvb. landscape op een A3-blad) kunt printen. U kunt dit bovendien per PC (netwerkstation) vastleggen !

PRIFORM : Hoe werkt dat ?

Zoals eerder aangehaald is ‘Priform’ de afkorting van ‘Printer-Formulier’. Bovendien kan elke PC (= netwerkstation) zijn eigen priform-instellingen hebben !

Met andere woorden, we zullen telkens geconfronteerd worden met de volgende 3 termen :

•Netwerkstation : Wanneer U slechts over 1 computer beschikt (dus geen netwerk) dan gaan we sowieso over netwerkstation DEFAULT spreken. (‘Default’ is het Engelse woord voor ‘standaard’.) Wanneer U wel over een netwerk beschikt, maar geen behoefte heeft om elk netwerkstation anders te doen reageren, dan gaan we tevens continu met netwerkstation DEFAULT werken.

•Printer : Wanneer U slechts over 1 printer beschikt, kunnen we best de standaardinstelling PS00 behouden. PS00 verwijst naar PageScript 00, waarbij die 00 verwijst naar de huidige standaard Windows-printer. Heeft U bijvoorbeeld 3 verschillende printers, dan praten we over PS01, PS02 en PS03. In de praktijk echter gaan we niet werken met PS01, PS02 enz., maar wel met de naam van de printer zoals die onder Windows is gekend. Voorbeelden hiervan zijn ‘Brother laserprinter HL-2450’, ‘Hewlett-Packard Deskjet 990Cxi’.

Opmerking : Naast deze pure Windows-printeraansturing, heeft U ook nog de mogelijkheid om te werken met de klassieke LPT-poorten. Deze DOS-printeraansturing heeft als voordeel dat het enorm snel kan werken.

•Formulier : U heeft bijvb. de mogelijkheid om een artikelprijslijst op verschillende formulieren te printen. Afhankelijk van de behoefte kunt U vandaag een lijst printen op een standaard A4-blad, maar morgen wilt U een artikelprijslijst printen op een A3-blad in landscape-formaat met een linkermarge van 35mm. Dit kan simpelweg door bijvoorbeeld binnen die bepaalde priform, het formulier A4_P te wijzigen in formulier A3_L_LM35. U kunt bovendien Uw eigen formulieren aanmaken !

PRIFORM : Waar stelt men dit in ?

De Priform-instellingen kan men op 2 verschillende manieren instellen (beide manieren hebben hun voordeel) :

1.Centraal in het ‘rode-CTS-startmenu’.

2.Decentraal in de keuze ‘Handelszaak’ zelf. Wanneer U de keuze ‘Printen’ uitvoert krijgt U onderaan in het menu telkens een keuze ‘Priform’.

Mogelijkheid 1 : Centraal in het ‘rode-CTS-startmenu’

Wanneer U het rode-CTS-startmenu opstart en vervolgens naar de keuze ‘Diversen’ gaat, heeft U onderandere de volgende 3 menukeuzes :

a.Netwerkstations

b.Netwerkstations : PRIFORM-CODES

c.Netwerkstations : PRINTER-FORMULIEREN

➢ Netwerkstations :

Binnen dit bestand kunt U aangeven over welke netwerkstations U beschikt. Indien U slechts 1 computer heeft, moet U dit bestand leeg laten (we zullen dan standaard van netwerkstation DEFAULT) spreken. Heeft U wel een netwerk, dan gaat U best in dit bestand alle aanwezige computers (=netwerkstations) toevoegen (dus kenbaar maken met een netwerknummer, een omschrijving enz.)

➢ Netwerkstations : PRIFORM-CODES :

Dit bestand bevat alle op dit moment gekende priform-codes. (Merk bovendien op dat indien er bijvb. 50 priform-codes zijn, en U over 3 netwerkstations beschikt, er theoretisch 3x50 = 150 verschillende regels (=records) in dit bestand aanwezig kunnen zijn)

Wat nu zal volgen is op het eerste zicht misschien moeilijk en complex, maar 1 maal dat U die priform-werkwijze begrijpt, zult U de kracht en flexibiliteit ervan zelf ervaren.

Dit kan dan ook best aan de hand van een voorbeeld uitgelegd worden :

Stel U krijgt volgend scherm voorgeschoteld :

PriForm- Printer- Formulier-

Netwerknummer code poort code

─────────────┬────────────────────▄─────────────────────────┬──────────────────

DEFAULT │BAS_ART │\\SERVERNT\EPSON STYLUS │A4_L

DEFAULT │BAS_CUS │\\SERVERNT\BROTHER HL2460│A4_P_LM20

DEFAULT │BAS_SUP │\\SERVERNT\QMS MAGICOLOR │A4_P_LM20

DEFAULT │DEFAULT │PS00 │A4_P

DEFAULT │DOC_SEL_INV_00001 │LPT1 │A4_P

DEFAULT │DOC_SEL_INV_00004 │PS00 │A4_P

DEFAULT │ENV_S │PS00 │A4_P

JAN_JANSSEN │BAS │BROADGUN PDFMACHINE │A4_P

JAN_JANSSEN │BAS_ART │BROADGUN PDFMACHINE │A4_P

JAN_JANSSEN │BAS_CUS │RENDERING SUBSYSTEM │A4_P

JAN_JANSSEN │BAS_SINV │BROADGUN PDFMACHINE │A4_P

JAN_JANSSEN │LAB_ART_1ADF_FD │LPT1 │LPT_TICK_THERM

PORTLUC │CASH │COP1 │LPT_TICK_THERM

PORTLUC │CASH_REV │COP1 │LPT_TICK_THERM

PORTLUC │CASH_TICK │COP1 │LPT_TICK_THERM

PORTLUC │DOC_FAX │FAX │A4_P

PORTLUC │LAB_ART_3000000 │PDF995 │A4_P

Neem nu bijvoorbeeld de 4e regel van bovenstaand scherm : dan zien we dus dat :

-de 1e kolom ‘netwerknummer’ de waarde DEFAULT heeft. Dit is dus de standaard netwerknummer.

-de 2e kolom ‘PriForm-code’ tevens de waarde DEFAULT heeft. Dit is dus tevens de standaard priform-code. Wanneer voor een bepaalde printlijst geen eigen priform-code bestaat (of gevonden wordt) zal altijd teruggegrepen worden naar de priform-code DEFAULT.

-de 3e kolom ‘Printerpoort’ bepaalt naar welke printer de betreffende lijst gestuurd zal worden. Druk op <F5> voor een overzicht van alle mogelijkheden. PS00 verwijst naar de standaard Windows-printer (vastgelegd in Windows zelf)

-de 4e kolom ‘Formuliercode’ bepaalt op wat voor soort papier (blad, formulier) de betreffende printlijst geprint zal worden. Druk ook weer op <F5> voor een overzicht van alle mogelijkheden. In dit geval verwijst formulier A4_P naar een gewoon standaard A4-blad waarop standaard ‘Portrait’ wordt geprint !

Opbouw Priform : Iets meer uitleg over de opbouw van zo een priform-code :

Opbouw priform : Voorbeeld 1 :

Neem bijvoorbeeld de priform-code BAS_ART. Zoals U merkt bestaat deze priform-code uit de 2 woorden BAS en ART gescheiden door een liggend streepje _ (ook wel underscore in het Engels genoemd). Het mooie (maar tevens ook moeilijke) hiervan is dat dat ‘teruglopend’ kan werken. Hierbij speelt dat liggend streepje _ een grote rol. BAS_ART verwijst naar alle BASis ARTikelprintlijsten. Indien de priform-code BAS_ART aanwezig is en het CTS-computerprogramma vindt deze BAS_ART terug, dat weten we direct ook naar welke printer en op welk formulier de betreffende lijst zal worden geprint ! Indien deze BAS_ART niet aanwezig is (immers U moet deze BAS_ART code als gebruiker zelf toevoegen) dan zal het CTS-computerprogramma automatisch naar de meer algemenere BAS priform-code gaan zoeken. Indien deze BAS ook niet gevonden wordt, dan wordt automatisch altijd naar de meest algemene priform-code, namelijk DEFAULT, terug gegrepen.

Opbouw priform : Voorbeeld 2 :

Een 2e voorbeeld zal deze werkwijze nog meer verduidelijken :

Neem bijvb. de priform-code DOC_SEL_INV_00001. Deze code bestaat uit de 4 woorden DOC, SEL, INV en 00001.

- DOC verwijst naar het heel algemene ‘documenten’.

- DOC_SEL verwijst naar het minder algemene ‘verkoopdocumenten’ (Immers SEL is de afkorting van het Engelse selling = verkoop).

- DOC_SEL_INV verwijst naar het nog minder algemene ‘verkoopfacturen’ (Immers INV is de afkorting van het Engelse invoice = factuur).

- DOC_SEL_INV_00001 verwijst naar het al zeer gedetailleerde ‘verkoopfactuur lay-out 1’.

Stel dat men nu een verkoopfactuur wilt printen in de vorm van lay-out 1 (zoals U weet kunt U binnen CTS kiezen uit 10-tallen verschillende lay-outs). Dan zal het CTS-computerprogramma allereerst gaan zoeken naar de priform-code DOC_SEL_INV_00001. Indien deze code niet aanwezig is, zal in een 2e poging gezocht worden naar priform-code DOC_SEL_INV. Is deze ook niet aanwezig dan zal in een 3e poging gezocht worden naar DOC_SEL. Als deze ook niet aanwezig is zal een 4e zoekactie plaatsvinden naar de priform-code DOC. Als zelfs deze niet aanwezig is, zal sowieso teruggevallen worden op de standaard priform-code DEFAULT.

Opmerking : Deze aanpak laat enorm veel combinatiemogelijkheden toe. Neem nu bijvoorbeeld dat U alle CTS-printlijsten naar een gewone Brother-laserprinter wilt sturen (immers goedkoop in het verbruik), maar dat U alle verkoopfacturen wilt printen op een kleurenlaserprinter. Dan volstaat het om de priform-code DOC_SEL_INV toe te voegen en daarin te verwijzen naar die kleurenlaserprinter.

➢Netwerkstations : PRINTERFORMULIEREN

Dit bestand bevat alle op dit moment gekende formulieren. U heeft de mogelijkheid om zelf nieuwe formulieren toe te voegen (buiten een 10-tal formulieren die CTS zelf voorstelt).

Ook hier gaan we een schermvoorbeeld geven om aan de hand daarvan de verschillende velden te verduidelijken :

Formulier- Papier- Papier- Papier- Duplex

code Omschrijving AG stand grootte bak mode

──────────────┬──────────────────────────────▄──┬───────┬───────┬───────┬───────

A4_L │A4 Landscape │ │L │ 9 │ 1 │1

A4_L_PRASTER │A4 Landscape (maar Portr.raste│ │L │ 0 │ 0 │0

A4_P │A4 Portrait │ │P │ 10 │ 1 │1

A4_P_LM20 │A4 Portrait (Linkermarge 20mm)│ │P │ 9 │ 4 │2

LPT_EPSON_A4 │LPT : Epson A4 │ │P │ 9 │ 1 │1

LPT_EPSON_CH11│LPT : Epson kettingpapier 11" │ │P │ 9 │ 1 │1

LPT_EPSON_CH12│LPT : Epson kettingpapier 12" │ │P │ 9 │ 1 │1

LPT_HPJET_A4 │LPT : HP DeskJet A4 │ │P │ 9 │ 1 │1

LPT_HPLAS_A4 │LPT : HP Laser A4 │ │P │ 9 │ 1 │1

LPT_TICK_THERM│LPT : Ticketprinter Star therm│ │P │ 0 │ 0 │0

LPT_TICK_THERM│LPT : Ticketprinter Star therm│ │P │ 9 │ 1 │1

Neem nu bijvoorbeeld de 3e regel van bovenstaand scherm : dan zien we dus dat :

-de 1e kolom ‘Formuliercode’ de waarde A4_P heeft. De kode A4_P gebruiken wij binnen CTS als het standaard formulier. Immers een A4-blad is op dit moment het meest gebruikte formulier. Bovendien geeft die P aan dat we Portrait gaan printen (Binnen de computerwereld betekent ‘Portrait’ dat we klassiek, met de lange zijde van het blad, rechtstaand gaan printen. Met ‘Landscape’ echter bedoelt men dan men liggend, op zijn zij, gaat printen : Het effect dus van tekst op een breedbeeld-TV)

-de 2e kolom ‘Omschrijving’ is simpelweg een uitgebreidere omschrijving van die formuliercode

-de 3e kolom ‘AG’ is voorlopig niet van toepassing.

-de 4e kolom ‘Papierstand’ verwijst naar <P>ortrait of <L>andscape. Druk op <F5> voor overzicht.

-de 5e kolom ‘Papiergrootte’ verwijst naar het soort papier dat U gebruikt. Druk op <F5> voor overzicht. (code 9 staat voor A4 210x297mm)

-de overige kolommen hebben meestal ook een specifiek <F5>-overzicht. Merk op dat de linker-, rechter-, boven- en ondermarge in mm worden uitgedrukt. Merk tevens op dat een formulier wordt ingedeeld in een soort van raster : U moet immers aangeven hoeveel regels U per blad wilt printen (bijvb. 58) en hoeveel karakters (zowel klein, normaal als groot lettertype) U per regel wilt printen.

Mogelijkheid 2 : Decentraal in het ‘handelszaak-pakket’ zelf.

Naast de centrale aanpak (die we zo net besproken hebben) kunnen we de priform-instellingen ook ‘decentraal’ in het ‘CTS-handelszaak-pakket’ zelf instellen. Hoe gaat dit in zijn werk ?

Binnen het CTS-pakket zijn er honderden printmenus die U kunt oproepen via de keuze <P>rinten. Wanneer U zo een printmenu oproept, zult U onderaan in die lijst telkens een keuze ‘Priform’ te zien krijgen. Die keuze ‘Priform’ heeft telkens onmiddellijk effect op de lijsten die zich binnen dat bepaalde printmenu bevinden.

Wanneer U bijvoorbeeld binnen het klantenbestand de keuze ‘Priform’ uitvoert, dan krijgt U ongeveer een scherm zoals het volgende te zien :

╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗

║ EIGENSCHAPPEN PRIFORM BAS_CUS ║

╠═══════════════════════════════════════════════════════════╣

║ 1 NU ACTIEF : PRIFORM BAS_CUS (WERKSTATION 00018256EE00) ║

║ 2 * Priform BAS_CUS (Mijn werkstation 00018256EE00) ║

║ 3 * Priform BAS (Mijn werkstation 00018256EE00) ║

║ 4 * Priform DEFAULT (Mijn werkstation 00018256EE00) ║

║ 5 * Priform BAS_CUS (Werkstation DEFAULT) ║

║ 6 Priform BAS (Werkstation DEFAULT) ║

║ 7 * Priform DEFAULT (Werkstation DEFAULT) ║

║ E Einde ║

╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝

In dit scherm-voorbeeld ziet U telkens als 1e keuze welke priform-code op dit moment actief is. Priform BAS_CUS is dus ‘nu actief’.

Indien U dit hele priform-verhaal overbodig en te ingewikkeld vindt, zult U merken dat de 7e keuze (namelijk priform DEFAULT in combinatie met werkstation DEFAULT) nu actief zal zijn.

Merk tevens op dat sommige regels een * voor het woord priform hebben staan : Dit betekent dat deze priform-code (in combinatie met het vermelde werkstation) gekend is in het centrale priform-code bestand (dat U, zoals eerder besproken, kunt terugvinden in het CTS-menuprogramma).

Indien U vervolgens keuze 1 uitvoert, zult U bijvoorbeeld volgend scherm te zien krijgen :

Standaard printer (F5).............(vb PS00) PS00

Standaard formulier (F5)...........(vb A4_P) A4_P

Orientatie : (P)ortrait (L)andscape......... P

Aantal regels per pagina.............(vb 69) 69

Aantal 'Klein'-kolommen per pagina..(vb 130) 130

Aantal 'Normaal'-kolommen per pagina.(vb 80) 80

Aantal 'Groot'-kolommen per pagina...(vb 40) 40

Linkermarge (in mm)..................(vb 20) 0

Rechtermarge (in mm)..................(vb 0) 0

Bovenmarge (in mm)....................(vb 0) 0

Ondermarge (in mm)....................(vb 0) 0

Vooral de eerste 2 velden zijn belangrijk : Immers alzo bepaalt U naar welke standaard printer en op welk formulier dat de betreffende lijsten zullen geprint worden. Maak ook hier weer gebruik van de <F5> toets.

VERZENDEN NAAR …

VERZENDEN NAAR : Wat is dat ?

Binnen het CTS-pakket zijn er honderden printmenus die U kunt oproepen via de keuze <P>rinten. Wanneer U zo een printmenu oproept, zult U onderaan in dat menu (telkens onder de keuze ‘Priform’) een keuze ‘Verzenden naar ...’ te zien krijgen.

Die keuze ‘Verzenden naar ...’ heeft als doel om, uitzonderlijk en eenmalig bij de eerstvolgende printopdracht, af te wijken van de normale printer (vastgelegd via de Priform-instellingen)

Voorbeeld : Stel dat een verkoopfactuur normaal gezien altijd geprint wordt via Uw kleurenlaserprinter, maar dat U nu uitzonderlijk 1 maal daar van wilt afwijken :

-U wilt bijvoorbeeld een bepaalde verkoopfactuur rechtstreeks via de faxmodem (gekoppeld aan Uw computer) faxen naar de betreffende klant.

-U wilt bijvoorbeeld een bepaalde verkoopfactuur sturen naar een PDF-printer, zodat U het resultaat daarvan (een bestand) als bijlage mee kunt e-mailen naar de betreffende klant.

Om al deze (en meer) mogelijkheden op een eenvoudige manier te kunnen uitvoeren, kunt U gebruik maken van de keuze “Verzenden naar ...”.

Wanneer U de keuze “Verzenden naar ...” uitvoert, krijgt U een scherm zoals het volgende te zien :

╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗

║ VERZENDEN NAAR ... ║

╠═══════════════════════════════════════════════════════════════╣

║ 1 Verzenden naar FAX ║

║ 2 Verzenden naar PDF-printer ║

║ 3 Verzenden naar E-mail ontvanger ║

║ 4 Verzenden naar preview ontvanger ║

║ 5 Verzenden naar ASCII-file (c:\ctsasci.prn) ║

║ 6 Verzenden naar LPT-file (c:\ctsfile.prn) ║

║ 0 Verzenden zoals standaard vastgelegd (via Priform) : ACTIEF ║

║ O Opvragen van Printerdialoog ║

║ W Wijzigen standaard FAX-PDF-EM ║

║ & Priform ║

║ D Diversen ║

║ E Einde ║

╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝

Wanneer U bijvoorbeeld keuze 1 (Verzenden naar FAX) uitvoert, dan zal de eerstvolgende printopdracht verzonden worden via de aangesloten faxmodem. U merkt dit ook aan het feit dat het printmenu een andere kleur krijgt ! (Opmerking : Aan te raden is om het CTS-scherm te verkleinen met behulp van de combinatietoets <Alt/Enter>. Dit werkt handiger.)

Wanneer U keuze 2 (Verzenden naar PDF-printer) uitvoert, dan zal de eerstvolgende printopdracht gestuurd worden naar bijvoorbeeld een PDF-viewer zoals Adobe Acrobat Reader (R). Het resultaat van deze actie (een PDF-bestand) kunt U dan vervolgens als bijlage van een E-mail verzenden naar de gewenste persoon.

Wanneer U keuze 5 (Verzenden naar ASCII-file) uitvoert, dat zal de eerstvolgende printopdracht omgeleid worden naar het bestand c:\ctsasci.prn. Dit bestand kan dan vervolgens ingelezen worden in bijvoorbeeld Microsoft Excel (R).

Keuze <W> (Wijzigen standaard FAX-PDF-EM) wordt gebruikt om aan te geven welke faxmoden, welke PDF-printer enzoverder dat U gebruikt. Druk telkens op <F5> voor een overzicht. Het spreekt voor zich dat de gewenste faxmodem, PDF-printer (bijvb. Adobe Acrobat Reader (R)) ook correct onder Windows zelf geinstalleerd moeten zijn. (Is dit niet het geval, dan zullen deze ook niet tevoorschijn komen in dat <F5> scherm). Voor meer uitleg hierover kunt U best de betreffende handleiding en/of dealer en/of fabrikant raadplegen (Dit valt immers buiten het gamma en support van CTS Software).

Opmerking : Binnen dit scherm wordt tevens de vraag “# pagina's tesamen sturen naar Spooler” gesteld : Indien U deze vraag met 0 beantwoordt, dan zal elke printopdracht als 1 groot geheel naar Windows doorgestuurd worden. Voor sommige printers (vooral de zeer goedkope types) kan dit leiden tot lange wachttijden (immers die goedkope ‘domme’ printers laten al het rekenwerk over aan de computer zelf). U kunt dit dan verhinderen door die vraag met 1 te beantwoorden : Hierdoor wordt elke bladzijde als een aparte printopdracht doorgestuurd naar Windows, waardoor de snelheid al meer aanvaardbaar wordt.