Algemeen

Indien u over de optie ‘Locatiebeheer’ en over de optie ‘Kassabeheer’ beschikt, kunt u onder andere kassa’s op verschillende locaties beheren.

Enkele begrippen en afspraken:

1. Hoofdlocatie

Met hoofdlocatie bedoelen we de locatie waar de volledige voorraad op computer wordt bij gehouden.

Er is slechts 1 hoofdlocatie.

2. Sub-locatie

Een sub-locatie is bijvoorbeeld een 2e of 3e winkel (naast de hoofdwinkel). Uiteraard kunnen er meerdere sub-locaties worden beheerd. (Met een klein beetje verbeelding kan men ook een minibus als een locatie beschouwen)

3. Toekenning van kassanummers

Via een afzonderlijk bestand (kassa’s) wordt vastgelegd wat de kassanummers zijn op een bepaalde locatie. Dit is om te voorkomen dat op een sub-locatie een zelfde kassanummer wordt gebruikt als op een andere sub- of hoofdlocatie. Zo ook kunnen we aan het ticketnummer gemakkelijk herkennen waar dat het ticket is uitgegeven.

Voorbeeld :

Hoofdlocatie kassa 1 tot en met kassa 10

sublocatie 1 kassa 11 tot en met kassa 20

sublocatie 2 kassa 21 tot en met kassa 30

sublocatie 3 kassa 31 tot en met kassa 40

enzoverder indien nodig

Locatiebeheer: Twee mogelijke aanpakken

Een bedrijf met meerdere locaties (vestigingen, winkels…) kan op 2 manieren met het AXITO pakket werken:

1.Gecentraliseerde aanpak via een ‘Terminal server’: Alles gecentraliseerd op 1 cloud-hoofdserver waarop de verschillende sub-locaties inloggen.

2.Gedecentraliseerde aanpak via volledig losstaande PC’s.

Gecentraliseerde aanpak via een ‘Terminal server’ :

Alles gecentraliseerd op 1 hoofdserver waarop de verschillende sub-locaties via het internet inloggen.

Deze aanpak heeft onze absolute voorkeur, immers alles wordt onmiddellijk rechtstreeks op 1 en dezelfde server (hoofdcomputer) geregistreerd. Dit heeft als groot voordeel dat geen trucjes en extra procedures moeten gevolgd worden om bijv. een beeld te hebben van het huidige voorraadpeil in de verschillende locaties.

Voor de gebruikers in de verschillende sub-locaties is dit een zeer eenvoudige aanpak. Zij registreren hun dagverkopen in de hun toegekende kassanummers, en alles wordt online rechtstreeks geregistreerd.

Gedecentraliseerde aanpak via volledig losstaande PC’s.

Stel dat u over 4 locaties (winkels …) beschikt, dan zal elke locatie over zijn eigen losstaande PC beschikken. Het grote nadeel is dat elke locatie een beetje op zijn eigen ‘eilandje’ zit. Pas ’s avonds bijvoorbeeld worden de verkopen van die bepaalde dag via bijv. e-mail uitgewisseld met de hoofdlocatie. Dit brengt dus extra handelingen met zich mee, die strikt gevolgd zullen moeten worden.

Deze aanpak vereist meer aandacht! De gebruikers in de verschillende sub-locaties moeten strikt elke dag bepaalde procedures uitvoeren.

Opmerking:

Afspraken:

Hoofdlocatie: Locatie Kontich

Sublocaties: Locatie Gent, Brugge of Brussel

De te volgen procedures:

1. Ingave nieuwe artikelen

Alle nieuwe artikelen die worden toegevoegd, moeten worden toegevoegd op de hoofdlocatie. Vervolgens wordt het nieuwe artikelbestand gemaild naar de verschillende sub-locaties.

Wat je niet moet/mag doen: Stel dat u toch een artikel zou toevoegen in een sub-locatie, dan wordt, indien vanuit de hoofdlocatie een nieuw artikelbestand wordt gemaild, het artikelbestand van de sub-locatie overschreven door het nieuwe artikelbestand van de hoofdlocatie (en zal dat toegevoegde artikel in de sub-locatie weg zijn).

2. Ingave voorraad

Ook hier geldt dezelfde procedure zoals bij het ingeven van nieuwe artikelen. Dus in de hoofdlocatie.

3. Verkoop via kassabeheer

Uiteraard worden de verschillende verkopen in de kassa van de betreffende sub-locatie ingegeven of gescand.

4. Opvragen van dagontvangst

Het opvragen van de dagontvangsten mag ook op de verschillende sub-locaties gebeuren.

5. Doorboeken van dagontvangsten naar historiek kassaverkopen

Aangezien de voorraad in de hoofdlocatie wordt bijgehouden (zie 2), moet ook het verwerken van de kassaverkopen op de hoofdlocatie gebeuren. Wat moet dus gebeuren:

•Stap 1: ’s Avonds nadat de laatste verkoop in de ‘Kassaverkopen’ is geregistreerd, moeten deze kassaverkopen worden gemaild van de sub-locatie naar de hoofdlocatie.
(Bijkomend kan u uit veiligheid een back-up maken van de kassaverkopen)

•Stap 2: In de sub-locatie kan men (maar moet niet) de dagontvangsten printen.

Bijkomende opmerking: Nu pas (nadat de kassaverkopen gemaild zijn naar de hoofdlocatie) moet u de ‘Kassaverkopen’ doorboeken naar ‘Historiek kassaverkopen’ (Dit is ‘stap 2’ bij het menu ‘Dagafsluiting’). Dit mag ook de dag erna ’s morgens gebeuren voordat men begint te verkopen. Het gevolg van dit doorboeken is dat de ‘Kassaverkopen’ terug leeg zijn, met andere woorden u kunt de dag erop terug beginnen met een nieuwe lei.

•Stap 3: In de hoofdlocatie moet de hoofdverantwoordelijke de zo pas (via e-mail ontvangen) kassaverkopen doorboeken naar ‘Historiek kassaverkopen’. Gelijktijdig wordt dan ook automatisch de voorraad aangepast (elke kassa is gelinkt aan een sub-locatie, dus de computer weet automatisch voor welke locatie de voorraad moet worden aangepast).

•Stap 4: Nadat in de hoofdlocatie alle kassaverkopen van de verschillende sub-locaties zijn doorgeboekt, kan de nieuwe voorraad naar de verschillende sub-locaties gemaild worden. Dit moet niet dagelijks gebeuren, maar het is wel aan te raden. Immers pas dan kan men bijv. in sub-locatie Gent zien, wat (tenminste gisteren) het voorraadpeil was in sub-locatie Brugge.

•Stap 5: In de sub-locatie ontvangt men van de hoofdlocatie een e-mail met daarin de aangepast artikelenbestanden. Deze bestanden worden vervolgens in de juiste map ‘geplakt’. Alzo beschikt deze sub-locatie terug over de meest actuele artikel- en voorraadgegevens.

•Einde van de procedures: Al deze 5 stappen moeten nauwgezet dagelijks worden uitgevoerd.

6. De praktijk: De verschillende procedures die effectief moeten uitgevoerd worden

De volledig te doorlopen stappen hebben we opgesplitst in 5 sub-procedures die dagelijks en consequent achtereenvolgens moeten uitgevoerd worden.
We gaan ervan uit dat op de sub-locatie de verkopen van die bepaalde dag reeds werden toegevoegd in 'Kassaverkopen', en dat deze dus klaar zijn om doorgeboekt te worden naar de hoofdlocatie.

a. Sub-locatie ==> Kassaverkopen van sub-locatie naar hoofdlocatie

Op de sub-locatie zijn volgende handelingen reeds uitgevoerd:

•Alle kassaverkopen van die dag zijn reeds ingegeven

•Dagontvangsten zijn reeds geprint. (mag maar moet niet) --> Dit is ‘stap 1’ bij het menu ‘Dagafsluiting’.

Vervolgens wordt 1 maal per dag (normaal 's avonds) de kassagegevens van de sub-locatie (via e-mail) doorgestuurd naar de hoofdlocatie. Volg hiervoor volgende procedure:

•Ga naar het rode AXITO-startmenu

•Selecteer de keuze ‘Locatie-Synchronisatie’

•Selecteer de keuze ‘Verzenden kassa-bestanden’

•E-mail het bestand AXITOsor.zip dat zich bevindt in de map C:\AXITO\Mail_OUT naar de hoofdlocatie

Een woordje uitleg:

1.Wanneer u de keuze ‘Kassa sub-locatie wegschrijven’ uitvoert, worden in de achtergrond alle kassa’s van deze sub-locatie weggeschreven naar een gecomprimeerd bestand. Dit bestand AXITOsor.zip wordt weggeschreven in de map ‘C:\AXITO\Mail_UIT’

2.Om het bestand AXITOsor.zip naar de hoofdlocatie te e-mailen, maakt u gebruik van bijvoorbeeld Outlook of Outlook Expres. Maak een nieuwe e-mail en via Invoegen en Bestand selecteert u het bestand AXITOsor.zip

b. Hoofdlocatie ==> Kassaverkopen doorboeken op hoofdlocatie

Dit doorboeken gebeurt in verschillende stappen :

•De e-mail met daarin de kassagegevens van de sub-locatie, komt binnen.

•De bijlage AXITOsor.zip wordt in de map C:\AXITO\Mail_IN geplaatst.

•Start het rode AXITO-startmenu

•Selecteer de keuze ‘Locatie-Synchronisatie’

•Selecteer de keuze ‘Inlezen kassabestanden’

•Ga daarna naar de keuze ‘Handelszaak’, en boek in het ‘kassabeheer’ de kassa’s van de betreffende sub-locatie door.
Met andere woorden, u moet de ‘Kassaverkopen’ doorboeken naar ‘Historiek kassaverkopen’. (Dit is ‘stap 2’ bij het menu ‘Dagafsluiting’).
(in ons voorbeeld zou dit kassa 11 tot en met 20 kunnen zijn)

•Opmerking: indien u 3 sub-locaties heeft, moet u deze procedure op de hoofdlocatie dus 3 maal uitvoeren.
(de 1e maal bijvoorbeeld kassa 11 tot en met 20, daarna kassa 21 tot en met 30, daarna kassa 31 tot en met 40 ...)

c. Sub-locatie ==> Kassaverkopen doorboeken op de sub-locatie

•Nu pas (nadat de kassaverkopen succesvol gemaild zijn naar de hoofdlocatie) moet u de ‘Kassaverkopen’ doorboeken naar ‘Historiek kassaverkopen’ (Dit is ‘stap 2’ bij het menu ‘Dagafsluiting’).
Dit mag ook de dag erna ’s morgens gebeuren voordat men begint te verkopen. Het gevolg van dit doorboeken is dat de ‘Kassaverkopen’ terug leeg zijn, met andere woorden u kunt de dag erop terug beginnen met een nieuwe lei.

•Enkel zo kan het programma weten wat de volgende dag het volgende kassaticketnummer zal zijn.

•Alzo heeft u op de betreffende sub-locatie altijd een historisch overzicht van reeds eerder verkochte artikelen

d. Hoofdlocatie ==> Doorsturen voorraadinformatie van hoofdlocatie naar sub-locatie

Nu moet enkel nog de nieuwe voorraad (en artikelbestand) naar de sub-locatie worden verzonden. Indien u met meerdere sub-locaties werkt, kunt u deze stap best uitvoeren nadat alle kassaverkopen van de verschillende sub-locaties zijn ingelezen en doorgeboekt. Zodoende kan men daarna op elke sub-locatie het juiste voorraadpeil van alle andere locaties (hoofd- en sub-locaties) zien.

De te volgen stappen zijn:

•Start het rode AXITO-startmenu

•Selecteer de keuze ‘Locatie-Synchronisatie’

•Selecteer de keuze ‘Artikelen+stock naar sub-locatie’

•E-mail het bestand art.zip naar de verschillende sub-locaties. Dit bestand bevindt zich in de map C:\AXITO\Mail_OUT

e. Sub-locatie ==> Inlezen van nieuwe voorraadinformatie op de sub-locatie

Nu moet u enkel nog het gemailde bestand van de hoofdlocatie inlezen.

Volg hiervoor de volgende stappen:

•De e-mail van de hoofdlocatie komt binnen

•De bijlage art.zip wordt in de map C:\AXITO\Mail_IN geplaatst.

•Start het rode AXITO-startmenu

•Selecteer de keuze ‘Locatie-Synchronisatie’

•Selecteer de keuze ‘Inlezen artikelbestanden’

Bijkomende opmerkingen

Toevoegen en/of wijzigen van de verschillende locaties

Met een locatie wordt een winkel en/of vestiging (en/of met een beetje verbeelding een bestelbus) bedoelt. Via volgende keuze bepaalt men welke de verschillende locaties zijn waarmee men werkt:

1.“Handelszaak”

2.“Y Kassabeheer”

3.“Diversen”

4.“Locaties”

Instellen van de locatie voor deze computer

Via volgende keuze bepaalt men welke de algemene locatiecode is voor deze winkel/vestiging

1.“Onderhoud Handelszaak”

2.“Instellingen algemeen”

3.“Overige instellingen”

Gevolg: Wanneer men naderhand een aankoopdocument (bijv. aankoop-leveringsbon) of verkoopdocument (bijv. verkoopfactuur) toevoegt, zal deze ‘algemene locatiecode’ standaard worden voorgesteld en gekoppeld aan dit nieuwe document.

Opmerking: Tevens kan men als men met een netwerkomgeving werkt, een locatiecode koppelen aan elk gebruikte netwerkstation. Hoe?

1. ga naar het "rode AXITO-startmenu"

2. dan "Configuratie AXITO"

3. dan "Netwerkstations"

4. elk netwerkstation heeft zijn eigen locatiecode: deze kunt u nu simpelweg wijzigen.

Instellen van het aantal kassa's

1-malig aangeven met hoeveel kassa’s men effectief werkt, bijv. 20

1.“Onderhoud Handelszaak”

2.“Instellingen kassabeheer”

3.“Instellingen verkopen”

4.“Werken met meerdere kassa’s: J 20”

5.Daarna moet u 1-malig de kassabeheer-bestanden converteren.

Toevoegen/wijzigen van de verschillende kassa's

De keuze “Kassa’s” moet 1-malig volledig ingevuld worden

1.“Handelszaak”

2.“Y Kassabeheer”

3.“Diversen”

4.“Kassa’s”

Voorraad-initialisatie :

De keuze ‘Voorraadinitialisatie’ wordt vooral gebruikt door gebruikers die pas met AXITO beginnen te werken. Deze keuze dient namelijk om een beginsituatie in te geven, die alzo naderhand nog opvraagbaar is (Let op: Indien men 2 locaties heeft, heeft men dus ook 2 voorraad-initialisaties)

Voordat men een voorraadinitialisatie definitief doorboekt, moet men er voor zorgen dat de voorraad op 0 werd gezet (Indien men pas begint met AXITO is dit uiteraard het geval, indien men pas na enkele weken/maanden met het AXITO-Voorraadbeheer begint, is dit misschien wel nodig)

Hoe zet men de voorraad op 0?

1.“Artikelen”

2.“Diversen”

3.“Voorraad op 0 plaatsen”

Metrologic Scanpal 2

Dit is een geavanceerde barcodescanner met geheugen. En laat toe om verschillende artikelen achter elkaar in te scannen: Men kan als het ware door het magazijn gaan lopen, en alle gewenste artikelen in 1 beweging scannen. Daarna kan men deze Scanpal 2 in een zogenaamde ‘craddle’ plaatsen, en vervolgens in AXITO naar bijv. de video van een ‘Voorraadinitialisatie’ gaan, vervolgens drukken op ‘* Overbrengen’, zodat men vervolgens de mogelijkheid krijgt om al deze ‘scans’ in 1 beweging ‘over te brengen’. Uiteraard werkt dit alles uitermate snel. Deze “scanpal 2 “-aanpak werkt uiteraard ook bij andere documenten zoals aankoopbestelbon, Aankoop-Leveringsbon, Vooraad-Transfer enz.

Voorraad-Transfers :

De keuze ‘Vooraad-Transfer’ wordt gebruikt om de voorraad van 1 bepaalde locatie over te brengen naar een andere locatie.