Van een kassaverkoop (kassaticket) kunt u op 2 verschillende manieren een verkoopleveringsbon en/of verkoopfactuur maken. Afhankelijk van het moment waarop dit gebeurt, kunt u kiezen uit 2 mogelijkheden:

1.Mogelijkheid 1: Onmiddellijk, tijdens het afrekenen van de kassaverkoop

2.Mogelijkheid 2: Naderhand, nadat de kassaverkoop volledig is afgewerkt en betaald.

Mogelijkheid 1 : Onmiddellijk, tijdens het afrekenen van de kassaverkoop

Deze procedure beschouwen we als ideale procedure, omdat hierbij, nadat onderstaande procedure is doorlopen, alle benodigde boekingen (wat betreft voorraadbeheer en boekhouding) zijn uitgevoerd.

We bespreken hierbij enkel het opstellen van een factuur. De procedure voor het opstellen van een leveringsbon is identiek aan deze voor het opstellen van een factuur.

Opstellen van een verkoopfactuur

Wanneer een klant tijdens het ingeven van de gekochte goederen aangeeft dat hij een factuur voor deze kassaverkoop wenst, dan moet u als gebruiker tijdens het afrekenen van de kassaverkoop (keuze "/ Einde-Printen") op de vraag 'Factuur opstellen' met <J>a antwoorden. Vervolgens wordt via een dialoogvenster gevraagd naar de factuurnummer, de factuurdatum en klantnummer. Sommige gegevens worden reeds voorgesteld, en dient u enkel maar te bevestigen.

Hierna wordt er via een dialoogvenster de mogelijkheid geboden om deze verkoopfactuur af te printen.

Betaling van de opgestelde factuur

De betaling die via de keuze "/ Einde Printen" in het betaalscherm wordt ingegeven, wordt eveneens bij de verkoopfactuur overgenomen. In de boekhouding zal de betaling pas zichtbaar zijn 's avonds nadat de keuze "Dagafsluiting" is uitgevoerd.

's Avonds

Overdag moet u enkel het bovenstaande uitvoeren!

's Avonds echter, moeten achtereenvolgens nog de volgende 2 dingen gebeuren :

1.De keuze "Dagafsluiting" uitvoeren.

2.De vanuit het kassaregister gemaakte verkoopfacturen, die zich nu in de keuze "Facturen/Creditnota's" bevinden, doorboeken naar het verkoopdagboek in de boekhouding. Deze procedure wordt besproken in het hoofdstuk 'Facturen doorboeken naar verkoopdagboek'.

Enkele opmerkingen :

De dagontvangsten

Logisch, maar toch even de volgende 2 punten benadrukken:

•De betaling van de zo net opgestelde verkoopfactuur wordt WEL mee geteld bij de ontvangen geldmiddelen van die dag. De betaling zelf zal dus zichtbaar zijn op de dagontvangsten van betreffende dag.

•De verkochte goederen (omzet) van de zo net opgestelde factuur worden NIET mee geteld bij de berekening van de omzet van de betreffende dagontvangst. Immers, dit zou resulteren in een dubbele telling van de omzet!

Doorboeken historiek kassaverkopen naar 1 centralisatiefactuur & 57-kassaboekstuk.

Als laatste stap kunt u ook de kassaverkopen die in 'Historiek kassaverkopen' staan, doorboeken naar een centralisatiefactuur en 57-kassaboekstuk. Hierbij worden een aantal bewerkingen uitgevoerd :

•Van alle kassatickets (kassaverkopen) wordt één centralisatiefactuur opgesteld (per dag) met als klantnummer bijv. DIVERS. Het factuurnummer wordt hierbij opgebouwd aan de hand van de datum van de factuur in het formaat JAAR/MAAND/DAG en vooraf gegaan door een accent (vb. de centralisatiefactuur van 16 maart 2011 krijgt dan als factuurnummer '20110316).

•De betalingen van deze kassatickets worden enveneens in één 57-kassaboekstuk geplaatst. Ook dit 57-kassaboekstuk krijgt een boekstuknummer met als formaat JAAR/MAAND/DAG (bijv '20110316)

•In dit 57-kassaboekstuk worden trouwens alle geldbewegingen geboekt. Dus ook de betaling van gewone facturen enz.

Mogelijkheid 2: Naderhand, nadat de kassaverkoop volledig is afgewerkt en betaald

Deze procedure is enkel van toepassing, als men naderhand (bijv. enkele dagen later) een verkoopfactuur wilt maken van een reeds eerder opgestelde kassaverkoop. Maar ze geldt ook onmiddellijk nadat het kassaticket volledig is afgewerkt en betaald met behulp van de keuze "/ Einde-Printen".

Opmerking: Deze procedure wordt door ons afgeraden, omdat dit veel extra handelingen vereist, wat de kans op fouten vergroot. Op termijn gaan we deze procedure ook volledig automatiseren.

Waarmee moet u rekening houden:

•De reeds afgewerkte en betaalde kassaverkopen, moeten eerst (via 'Dagafsluiting') worden doorgeboekt naar 'Historiek kassaverkopen'. Met andere woorden, van een afgewerkte en betaalde kassaverkoop, kan men niet onmiddellijk een verkoopfactuur opstellen. Dit kan dus meestal pas de dag erna, aangezien meestal de dagverkopen pas op het einde van de dag worden doorgeboekt.
Concreet voorbeeld: Indien een klant om bijv. 10u een kassaticket heeft ontvangen en een uur later terugkomt met de vraag om een factuur te krijgen voor dat kassaticket, dan zal hij moeten wachten, in principe tot de dag erna!

•De kassaverkopen waarvoor geen verkoopfactuur werd opgesteld, hebben ofwel geen klantnummer ofwel een algemene klantnummer, bijv. 'DIVERS'. Uiteraard hebben deze kassaverkopen effect op de omzet-bedragen in de 'Dagontvangsten' van die bepaalde dag.

Volgende 2 stappen moet u uitvoeren:

Stap 1: Opstellen van een factuur

Een factuur opstellen aan de hand van een kassaverkoop in 'Historiek kassaverkopen' kan via volgende procedure:

•Vanuit het hoofdmenu selecteert u de keuze <Facturen/Creditnota's>.

•Vervolgens selecteert u de keuze <* Factureren>.

•Via een dialoogvenster kunt u een aantal velden invullen zoals: Klantnummer, kassaticketnummer, verkoopfactuurnummer en -datum.

•Vervolgens wordt automatisch een nieuwe factuur toegevoegd en worden de artikelen van de kassaverkoop toegevoegd aan deze factuur.

•De voorraad van de overgebrachte goederen wordt hierbij niet aangepast. Deze werd namelijk reeds aangepast op het moment dat deze kassaverkoop werd doorgeboekt naar 'Historiek kassaverkopen'.

•De betaalgegevens zoals ze in de kassaverkoop werden ingegeven, worden ook mee overgenomen in de opgestelde factuur. Echter, wanneer deze factuur wordt doorgeboekt, blijft deze als niet-betaald in de boekhouding staan.

•Voor het overige wordt niets gecorrigeerd in de kassaverkoop of het kasboek.

Stap 2: Correcties uitvoeren

Omdat de verkochte goederen en de betaling van de kassaverkopen zijn geboekt in één centralisatiefactuur en één 57-kassaboekstuk, zijn een aantal manuele correcties noodzakelijk:

•Opstellen van een creditnota (met als klantnummer bijv. DIVERS) voor een bedrag gelijk aan de zo net opgestelde factuur. Dit is om te voorkomen dat de omzet 2 maal zou worden geteld: 1 maal via een kassaverkoop en bijbehorende dagontvangst, en 1 maal via de zo net opgestelde factuur.

•In deze creditnota moet u niet de goederen van de factuur toevoegen. Anders zou de voorraad opnieuw worden opgehoogd.

•Nadat deze nieuwe factuur en nieuwe creditnota is doorgeboekt naar het verkoopdagboek in de boekhouding, moet nog het volgende gebeuren:
In de boekhouding in het 57-kasboek (mag ook het diversen dagboek zijn), moet een boekstuk toegevoegd worden waarin deze 2 nieuwe documenten (de factuur en de creditnota) worden betaald. Dit is eigenlijk qua geldbeweging een nul-operatie.

Zoals u merkt, vraagt dit diverse bijkomende handelingen die, indien niet correct uitgevoerd, diverse fouten in de boekhouding kunnen veroorzaken.

Dit kunt u allemaal gemakkelijk voorkomen door vanuit de kassaverkopen een factuur op te stellen tijdens het afrekenen van de kassaverkoop (m.a.w. mogelijkheid 1).