Voorbeeld: Toevoegen nieuwe factuur: Algemene procedure

Om een nieuwe factuur (of creditnota) toe te voegen, moet u de volgende zeven stappen doorlopen:

1.Kies vanuit het hoofdmenu voor de keuze "Facturen/Creditnota's". Hierdoor komt u in het hoofdoverzicht van de verkoopfacturen terecht (en dit op de laatste factuur die u in het verleden reeds heeft toegevoegd). Merk op dat elke regel (of record) overeenkomt met een factuur of creditnota, en dat alle reeds eerder gemaakte facturen contimu bewaard blijven.

2.Door op <T> te drukken, voegt u een nieuwe factuur toe. Hierdoor zal automatisch een toevoegscherm verschijnen.

3.Vervolgens geeft u alle hoofdgegevens van de betreffende factuur in, zoals factuurnummer, klantnummer, factuurdatum enzoverder..

4.Nadat u alle hoofdgegevens heeft ingevuld, zal de computer automatisch overgaan naar het tweede toevoegscherm. Hierin worden vervolgens de gegevens van de eerste factuurregel opgevraagd, zoals artikelnummer, artikelomschrijving, eenheidsprijs enzoverder.

5.Indien u een tweede factuurregel wenst toe te voegen, moet u nogmaals op <T> drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede factuurregel in. Wenst u een derde factuurregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder...

6.Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, kunt u de betreffende factuur (of creditnota) printen door op <P> te drukken.

7.Om vanuit het 'video factuur'-scherm terug te keren naar het hoofdoverzicht van de verkoopfacturen, drukt u op <E> of <Esc>. Merk op dat u vanuit het hoofdoverzicht van de verkoopfacturen, elke reeds eerder gemaakte factuur terug gedetailleerd kunt bekijken, door op <V> te drukken (dit staat voor 'Video', wat zoveel betekent als 'kijken naar').

Voorbeeld: Toevoegen nieuwe factuur

Nadat u vanuit het hoofdmenu voor de keuze "Facturen/Creditnota's" heeft gekozen, komt u automatisch in het hoofdoverzicht van de verkoopfacturen terecht. Vervolgens kunt u een nieuwe factuur toevoegen door op <T> te drukken. Hierdoor verschijnt een toevoegscherm, waarin de hoofdgegevens van de nieuwe factuur opgevraagd worden.

De hoofdgegevens van de factuur

Factuurnummer: Wanneer u een nieuwe factuur toevoegt, zal de computer automatisch het eerstvolgende factuurnummer voorstellen (namelijk laatste factuurnummer plus één). Indien het echter de allereerste factuur betreft, zal de factuurnummer opgebouwd zijn als volgt: De eerste twee karakters worden bepaald aan het hand van het jaar (vb.: 95), de overige karakters zijn een volgnummer (vb.: 00001). Uiteraard mag u de factuurnummer op ieder moment wijzigen. Zorg er wel voor dat de factuurnummer begint met het jaartal.

Klantnummer: Aan de hand van de klantnummer kan de computer de informatie opvragen, die nodig is bij het opstellen van de factuur (Naam, Adres, Leveringsadres, BTW-nummer, Code boekstuk, Landcode munteenheid, Werknemersnummer, Vervaldagperiode, Financiële korting, ...). Via <F5> krijgt u een overzicht van de verschillende klanten.

Factuurdatum: De computer zal automatisch de systeemdatum (elke computer heeft een interne klok en kalender) invullen. U kunt deze wijzigen. Zodra u <Enter> drukt, worden aan de hand van 'Code vervaldag' van de betreffende klant in het klantenbestand, de vervaldata automatisch berekend.

Factuur/Creditnota: Vervolgens bepaalt u of het een 'F'actuur of een 'C'reditnota betreft.

Code boekstuk: Via deze code bepaalt u het soort factuur/Creditnota (<F5> geeft u een overzicht van de verschillende mogelijkheden).

Omschrijving: Bij elke factuur kunt u een samenvattende omschrijving invullen. Zodoende heeft  u direct informatie over deze factuur/creditnota.

Kenmerken: Via <F5> kunt u diverse kenmerken aan deze factuur koppelen.

Levering straat, Levering woonpl.: Via deze twee velden kunt u aangeven dat het leveringsadres afwijkt van het facturatie-adres.

Voldaan: Voordat de factuur is opgesteld, kunt u reeds aangeven of de factuur gedeeltelijk of volledig zal worden voldaan. Wanneer u 'G' (=gedeeltelijk) invult, zal tevens het veld 'Reeds voldaan' worden opgevraagd (alzo kunt u een reeds betaald voorschot registreren). Nadat u alle hoofdgegevens van de factuur (of creditnota) heeft ingegeven, komt u automatisch in het tweede toevoegscherm terecht. Hierin zullen de gegevens van de eerste factuurregel worden opgevraagd.

De factuurregels

Voor elke factuurregel zullen de volgende gegevens opgevraagd worden:

Artikelnummer: Aan de hand van dit artikelnummer zal elke belangrijke informatie van dit artikel automatisch in de betreffende factuurregel worden overgebracht (Omschrijving, Leveranciersnummer, Per, Eenheid, Eenheidsprijs, BTW %, Tegenrekening, Aankoopprijs, ...). Indien u het artikelnummer niet van buiten kent, kunt u met behulp van <F5> een overzicht krijgen van het artikelenbestand; Nadat u het gewenste artikel heeft gevonden, kunt u het artikelnummer overbrengen naar de betreffende factuurregel via de keuze <O>verbrengen of <Enter>.

Omschrijving: Dit veld is steeds wijzigbaar. Indien u deze omschrijving wijzigt, heeft dat geen invloed op de omschrijving zoals die op dat moment in het artikelenbestand genoteerd staat. Aantal: Dit is het aantal eenheden dat van dit artikel worden verkocht.

Eenheid: Wordt enkel opgevraagd indien u geen artikelnummer invult. Dit is de verkoopseenheid van deze factuurregel (vb.: stuk, m, liter, kg ...).

Eenheidsprijs: Wordt enkel opgevraagd indien u geen artikelnummer invult. Dit is de verkoopprijs exclusief BTW van deze factuurregel.

Korting: Dit is het kortingspercentage dat u toekent aan de betreffende factuurregel.

Bedrag: Dit is het totaal verkoopbedrag van de betreffende factuurregel. Dit bedrag (berekent aan de hand van onder andere 'Aantal' en 'Eenheidsprijs'), kunt u wijzigen. De computer zal dan automatisch het juiste kortingspercentage invullen in het veld 'Korting %'.

Nadat u alle gegevens van de eerste factuurregel heeft ingevuld, kunt u een tweede factuurregel toevoegen door nogmaals op <T> te drukken. Vervolgens geeft u de gegevens van die tweede factuurregel in. Wenst u een derde factuurregel toe te voegen, dan drukt u nogmaals op <T> enzoverder... Merk op dat u aan elke factuurregel een uitgebreide nota-tekst (bijv. garantievoorwaarden, leveringsvoorwaarden enzoverder) kunt koppelen, door gebruik te maken van de keuze <N>ota.

Het overbrengen van een samenstelling

Wanneer u zich in het 'Video factuur'-scherm bevindt, kunt u een samenstelling naar de betreffende factuur (of creditnota) overbrengen via de keuze '* Overbrengen'. Nadat u op <*> heeft gedrukt, verschijnt een keuzemenu. Nadat u heeft gekozen voor de keuze '1. Overbrengen samenstelling', krijgt u een 'Overbreng'-scherm te zien. Vervolgens worden volgende velden opgevraagd:

Samenstellingnummer: Dit is het samenstellingnummer zoals u dat invulde in het samenstellingenbestand. Via <F5> kunt u een overzicht krijgen van de verschillende samenstellingen.

Omschrijving samenstelling: Indien u een samenstellingnummer heeft ingevuld, zal in dit veld automatisch de omschrijving van de betreffende samenstelling worden ingevuld (vanuit het samenstellingenbestand). U heeft echter de mogelijkheid om deze omschrijving te wijzigen.

Aantal: Dit getal geeft weer, hoe vaak dat deze samenstelling moet worden overgebracht (vb.: 5 volledige stereoketens).

Eenheid: Ook deze eenheid is wijzigbaar.

Nadat al deze velden zijn ingegeven, zullen de verschillende videoregels van de betreffende samenstelling, automatisch worden overgebracht naar de betreffende factuur (of creditnota).