Doel van dossiers

Standaard heeft u als gebruiker slechts de beschikking over 1 dossier. Wij noemen dit dossier het ‘Basisdossier’. Indien u echter de gegevens van verschillende bedrijven wilt beheren, kunt u dit door gebruik te maken van verschillende dossiers. De gegevens van elk dossier worden hierbij afzonderlijk opgeslagen.

Beheren dossiers

De verschillende dossiers worden beheerd in het AXITO-menuprogramma. Nadat u vanuit het rode AXITO-Startmenu heeft gekozen voor de keuze ‘Configuratie AXITO’ en vervolgens voor ‘Dossiers’, komt u in volgend overzicht terecht :

Bestandsstructuur dossiers

Alle gegevens die op een computer worden opgeslagen, worden hierbij geplaatst in specifieke mappen (ook wel directories genoemd). Het AXITO programma wordt al van bij de installatie in een AXITO map gekopieerd. En in deze AXITO map zijn er 2 sub-mappen gecreëerd: dit zijn de EXE en FILE map.

Een grafische voorstelling van de AXITO mappen structuur:

In de EXE map staan alle AXITO-programma’s (zoals het menu-, back-up- en handelszaakprogramma), terwijl in de FILE map alle data-bestanden (zoals artikelen, klanten, facturen, boekhouding, enz...) staan. In de FILE map bevindt zicht ook een sub-map DEFAULT, waarin een aantal (standaard) data-bestanden staan, die bij het toevoegen van een nieuw dossier naar dat nieuwe dossier worden gekopieerd.

Een practisch voorbeeld

Wanneer een nieuw dossier wordt toegevoegd, worden een aantal stappen doorlopen:

1.Toevoegen nieuw dossier:
De gegevens van de verschillende velden worden opgevraagd.

2.Creatie nieuwe map:
Nadat alle gegevens van dit nieuwe dossier zijn ingevuld, wordt in de achtergrond een nieuwe map gecreëerd met dezelfde naam als ingevuld in het veld ‘Dossiernummer’.

3.Overbrengen bestanden standaard-dossier:
Na invullen van de verschillende velden en creatie van de nieuwe map, bestaat de mogelijkheid om de bestanden van een ander dossier naar dit nieuwe dossier over te brengen.

Een grafische voorstelling van de AXITO mappen en 3 dossiers (bijv. ABC001, AXITO001 en TEST01)

Opmerking:

oDossier TEST01 bevindt zich dus in de map \AXITO\FILE\TEST01

oDossier ABC001 bevindt zich dus in de map \AXITO\FILE\ABC001

oHet zogenaamde ‘Basisdossier’, bevindt zich dus in de map \AXITO\FILE

Onderhoud dossiers

Zoals reeds beschreven in de algemene handleiding, is het aangeraden om regelmatig een ‘onderhoud’ op de bestanden uit te voeren. Dit verzekert u van een betrouwbaar en vlot werkend programma. Tijdens dit onderhoud van de bestanden wordt de structuur van de bestanden (indien nodig) aangepast, en de indexbestanden worden geschrapt en opnieuw aangemaakt.

Nadat een dossier is gecreëerd moet dit altijd eerst geconverteerd en geïndexeerd worden omdat dan pas alle bestanden voor het AXITO programma worden aangemaakt. De procedure hiervoor is de volgende:

1.Vanuit het rode AXITO-Startmenu selecteert u de keuze ‘Onderhoud AXITO-gegevens’

2.In het menu dat dan verschijnt selecteert u de keuze ‘Onderhoud Handelszaak’

3.In de blauwe kader bovenaan wordt het dossiernummer opgevraagd. U kunt via <F5> een overzicht opvragen van de verschillende dossiers. Indien u de dossiernummer echter kent, kunt u deze uiteraard rechtstreeks invullen.

4.Vervolgens wordt het AXITO-onderhoudsprogramma gestart. Vanuit het volgende menu selecteert u achtereenvolgens volgende keuzes: ‘Converteren en indexeren bestanden’ en ‘Converteren en indexeren alle bestanden’.

5.Op de vraag ‘Doorgaan met het converteren en indexeren alle bestanden’ antwoord u met <J> van Ja.

6.Vervolgens worden alle bestanden van het betreffende dossier geconverteerd en geïndexeerd.

7.Nadat deze procedure is beëindigd, kunt u via een aantal <Esc> toetsaanslagen het onderhoudsprogramma verlaten.

Oproepen van een dossier

Een dossier roept u op door vanuit het rode AXITO-Startmenu de keuze ‘Handelszaak’ te selecteren, waarna in de blauwe kader (bovenaan het scherm) het dossiernummer wordt opgevraagd. Via de <F5> toets kunt u een overzicht van de verschillende dossiers opvragen en overbrengen. Vervolgens wordt de handelszaak gestart voor het betreffende dossier. Wanneer u geen dossiernummer invult (dus leeg laat), wordt het zogenaamde ‘basisdossier’ opgeroepen. Dit komt overeen met de gegevens die u te zien krijgt als u niet met dossiers zou werken.

Back-up dossiers

In het AXITO-back-upprogramma zal er een extra scherm verschijnen, waarbij u kunt ingeven welk dossier er moet worden geback-upt. Voor het overige is er geen verschil met het back-uppen van een dossier. Voor meer uitleg, zie de handleiding ‘AXITO-Back-upbeheer’.

Opmerking: Indien u geen gebruik maakt van het AXITO-Back-upbeheer, kunt u op een vrij eenvoudige manier een volledige kopie maken van alle dossiers: Kopieer simpelweg de \AXITO\FILE map met alle inhoud (inclusief alle submappen) naar een ander medium (bijv. 2e harde schijf, ZIP-diskette, USB-stick, JAZZ-drive, DAT, tape, CD enz ...)

U kan uiteraard ook de volledige \AXITO map kopieren (Alzo wordt naast de FILE map ook de EXE map gekopieeerd, maar dit kan zeker geen kwaad)!