Inleiding

Het kassabeheer is een verdere uitbreiding op AXITO-Handelszaak. Via dit 'Kassabeheer' kunt u op een eenvoudige manier de directe verkoop van artikelen beheren. Hierbij kunt u gebruik maken van verschillende externe apparaten zoals barcodescanners, ticketprinters, klantendisplays en geldlade. Omdat tegenwoordig steeds meer artikelen standaard een barcode hebben, betekent dit een enorme tijds- en kostenbesparing. U hoeft zelf geen barcode te maken of aan te brengen op de artikelen. Daarnaast kunt u voor de overige artikelen een eigen barcodenummer invullen en afdrukken.

Werking kassabeheer

Om op een goede manier met het kassabeheer te kunnen werken, is het nodig dat u allereerst op de hoogte bent van de ‘normale’ werking van het kassabeheerprogramma.

•Alle verkopen die u dagelijks heeft, worden geregistreerd in de ‘Kassaverkopen’. Deze ingave van verkopen kan gebeuren m.b.v. het toevoegen van verkoopregels (net zoals u een klant, artikel of factuur toevoegt) of met een barcodelezer (dit biedt een hogere verwerkingssnelheid, gekoppeld aan een grote betrouwbaarheid).

•Elke verkoop kunt u afsluiten met de ingave van de betaling (en dit op verschillen manieren zoals contant, bankkaart, cheque, ...) en in verschillende munteenheden.

•Vervolgens kunt u kiezen voor het afdrukken van een kassaticket.

•Nadat u op het einde van de dag alle verkopen heeft geregistreerd, kunt u via enkele toetsaanslagen de dagontvangsten opstellen.

•Vervolgens kunt u alle verkopen doorboeken naar de ‘Historiek kassaverkopen’, waar u ze nadien steeds terug kunt opvragen.

•Een bijkomende mogelijkheid bestaat erin dat u ook vanuit de keuze ‘Historiek kassaverkopen’ automatisch uw kasboek kunt invullen.

Om alle mogelijkheden van het programma te kunnen benutten, zullen wij nu de verschillende keuzes uitgebreid bespreken.

Starten kassabeheer

Wanneer u gebruik maakt van de netwerkversie van het kassabeheer, heeft u de mogelijkheid om te werken met meerdere kassaregisters (=meerdere computers). Aan iedere computer kunt u een vast kassanummer koppelen (hoe u dit kunt doen, wordt besproken in het hoofdstuk 'Diversen'). Indien u echter niet wenst te werken met een vast kassanummer per computer, bestaat er de mogelijkheid om bij het starten van het kassabeheerprogramma, de betreffende kassanummer op te vragen.

Het kassabeheer start u vanuit het hoofdmenu via de keuze ‘Y Kassabeheer’. Nadat u hiervoor heeft gekozen, krijgt u een menu te zien met de volgende keuzes :

•Kassaverkopen

•Doorboeken ‘Kassaverkopen’ naar ‘Historiek kassaverkopen’

•Historiek kassaverkopen.

•Doorboeken van ‘Historiek kassaverko¬pen’ naar ‘Boekhouding’

•Betaalwijzen.

•Transacties activiteiten.

Dagverkopen

Via 'Dagverkopen' kunt u op een eenvoudige manier de dagelijkse verkopen registreren.

Keuzes in de AXITO-kader

Toevoegen

Met deze keuze kunt u een nieuwe verkoop aan het dagverkopenbestand toevoegen. Dit wordt gedaan wanneer u bijvoorbeeld een artikel wenst toe te voegen dat niet in het artikelbestand voorkomt, of dat geen barcode meer heeft (niet leesbaar, eraf gevallen, ...). Wat u in de verschillende velden kunt invullen, wordt verderop besproken in '2. Betekenis velden'

Wijzigen

Het wijzigen van gegevens kunt u via <W>. Verplaats de cursorbalk naar het te wijzigen veld, en druk vervolgens op <W>. Bijv.: Het wijzigen van het aantal verkochte eenheden. Verplaats de cursorbalk naar het veld 'Aantal' van de betreffende verkoop, en druk op <W>. Geef het nieuwe aantal in, en druk vervolgens op <Enter> om het wijzigen te beëindigen.

Opmerking: De wijzigingsprocedure kunt u zowel met <W> als met <Enter> starten (tenminste als <Enter> in de AXITO-kader net voor de keuze Wijzigen wordt vermeld).

Schrappen

Wanneer u een verkoop wenst te schrappen, verplaatst u de cursorbalk naar de regel van de betreffende verkoop, en drukt vervolgens op <S>. Hierdoor wordt deze verkoop (of regel) in een heldere (gele) kleur opgelicht. Daarna beantwoordt u de vraag 'Doorgaan met schrappen' met <J> (staat voor Ja).

Overige transacties

Via de keuze overige transacties kunt u bijvoorbeeld de volgende handelingen registreren :

•Beginsaldo kassa ingeven (enkel indien geen beginsaldo aanwezig is)

•Cash naar bank brengen (het teveel aan cash geld brengt u regelmatig naar de bank of legt u op een veilige plaats)

•Cash in kassa brengen (wanneer u te weinig geld in de kassa heeft, kunt u op deze manier het tekort aanvullen).

•Opnemen cash uit kassa (dit is meestal voor eigen gebruik)

•Betaling aankoopfactuur

•Betaling verkoopfactuur

U kunt op een eenvoudige manier een nieuwe transactie toevoegen (via de keuze ‘Transacties activiteiten’ in het hoofdmenu van de kassaverkopen). Hoe dit werkt kunt u verder in deze handleiding lezen.

Op het scherm ziet u links een kolom waarboven geen omschrijving staat. In deze kolom verschijnen de codes voor de verschillende ‘Overige transacties’. Een gewone verkoopregel heeft geen code, zodat voor deze regels hier niets zal verschijnen.

Barcode-toevoeging

Via de keuze Barcode-toevoeging kunt u handmatig een artikel toevoegen aan de hand van de barcodenummer (normaal zou u dit doen met behulp van de barcodepen of -scanner). Hierbij moet u echter op een aantal zaken letten:

Barcodes van artikelen:

Eigen barcode	Dit artikel heeft (van de fabrikant uit) reeds een eigen voorgedrukte barcode. U geeft gewoon de volledige barcodenummer in (geen getallen overslaan), waarna u op <Enter> drukt.
Geen eigen barcode	Op dit artikel heeft u zelf een barcode aangebracht. Deze barcode heeft een standaard opbouw.

Vb. voor barcode 1893 is dat 0001893000

Bij de ingave van deze barcode moet u deze volledige barcode invullen. De nullen achter het getal moet u ook ingeven. Voor deze barcode zou u dus moeten ingeven: 0001893000 <Enter>.

Commando's:

Deze barcodes zijn geen artikelbarcodes, die u aan de dagverkopen kunt toevoegen. Zij zorgen voor een bepaalde actie, zodra deze ingegeven worden.

00 .. 11	Wijzigen van het aantal verkochte aantallen van de dagverkoop waarop u met de cursorbalk staat (de positie of kolom heeft hierbij geen belang).
51	Afdrukken van een kassaticket via bijvoorbeeld een ticketprinter.
54	Afdrukken van de dagontvangsten
61	Terugname van een artikel (vervolgens moet u nog een barcode van het betreffende artikel inlezen). In het veld 'Aantal' wordt automatisch '-1' ingevuld.
68	Voor het afscheuren van het papier. Wanneer u automatisch bonnen of facturen afdrukt op een bijkomende matrixprinter (op kettingformulieren), kunt u de printer de opdracht geven het papier door te voeren, opdat u deze gemakkelijk kunt afscheuren. Nadien zal de printer automatisch het papier terugdraaien, zodat een volgende bon of factuur kan worden afgedrukt.
69	Uitvoeren van de door de gebruiker vastgelegde commando's. Vb. Het opstellen van een bon en factuur, en het afdrukken van zowel bon als factuur.
70	Opstellen van een bon.
71	Opstellen van een bon, en afdrukken met behulp van documentlay-out 1
7x	Opstellen van een bon, en afdrukken met behulp van documentlay-out x
80	Opstellen van een leveringsbon.
8x	Opstellen van een leveringsbon, en afdrukken met behulp van documentlay out x
90	Opstellen van een factuur en/of creditnota (dit zal de computer automatisch bepalen).
9x	Opstellen van een factuur en/of creditnota, en afdrukken met behulp van documentlay-out x.

Micro/ Macro

Het macroscherm is identiek aan het toevoegscherm (zie afbeelding). De bedoeling van deze keuze is het weergeven van alle gegevens van een klant in één oogopslag. Wanneer u nogmaals op <M> drukt, krijgt u terug het vorige scherm te zien.

Printen

Met behulp van de keuze 'Printer' kunt u (indien u geen barcodepen of-scanner heeft) de dagontvangsten afdrukken. Deze dagontvangst is dezelfde die u krijgt via de keuze <D>iversen + dagontvangsten.

/ Einde-Printen

Via deze keuze kunt u de huidige kassaverkoop afsluiten. Wat u krijgt te zien is het ‘Betalings-ingavescherm’. Voor de algemene bespreking verwijzen we daarom naar de betreffende handleiding. Er zijn echter een aantal bijkomende mogelijkheden.

Documentnummer

Is het eigenlijke kassaticketnummer. Dit wordt automatisch toegekend a.d.h.v. van de reeds aanwezige kassaverkopen. Vanuit ‘Kassaverkopen’ kunt u deze echter niet zelf wijzigen.

Klantnummer

Indien deze niet gekend is kunt u deze invullen. Voor particuliere verkopen hoeft u echter geen klantnummer in te vullen.

Opstellen bestelbon&

Opstellen

factuur

Aan de hand van de toegevoegde verkoopregels, kunt u direct (en volledig automatisch) een bestelbon en/of factuur opstellen (en indien gewenst direct uitprinten). U krijgt dan een nieuw scherm te zien waar u de bestelbonnummer en/of factuurnummer kunt invullen (deze worden uiteraard automatisch ingevuld a.d.h. van het bestelbon- en facturatiebestand.). Voor alle artikelen waarvoor een negatief aantal is ingevuld, wordt een afzonderlijke creditnota opgesteld.

Op het einde van iedere verkoop, kunt u met behulp van deze keuze achtereenvolgens:

•een eindtotaal opvragen (verschijnt ook op de aangesloten klantendisplay).

•een bedrag 'Betaald' invullen. De computer geeft automatisch aan hoeveel u moet teruggeven.

•de aangesloten geldlade openen.

•een kassaticket afdrukken op de aangesloten ticketprinter.

•op de aangesloten klantendisplay een eindboodschap weergeven.

Opmerking: De opdracht '/ Einde-Printen' kunt u eveneens geven via een barcode.

Diversen

Met behulp van deze keuze kunt u een aantal gegevens opvragen:

Ontvangsten

Geeft u een overzicht van alle ontvangsten voor de huidige periode (= dagontvangsten). Deze lijst kan afhankelijk van de instellingen zeer uitgebreid zijn. U kunt volgende overzichten krijgen:

•Beginsaldo kassa, totaal ontvangen (chartaal en giraal), eindwaarde kassa.

•Totalen per betaalmiddel

•Totalen per munteenheid

•Totalen per rekeningnummer

•Totalen per BTW-percentage (opgesplitst in ‘Goederen, diensten’ en ‘Bijkomende kosten’.

•Totalen per artikelnummer, artikelgroep, werknemer, verkoop

Printen barcode-opdrachten.

Via deze keuze wordt een blad met een aantal barcode-opdrachten geprint. Een aantal commando’s die u via het toetsenbord kunt uitvoeren, kunt u ook activeren via het inlezen van een barcode, een overzicht:

Kassabon. Komt overeen met de keuze ‘/ Einde-Printen’

Terug name Wanneer een klant een artikel terugbrengt, kunt u dit artikel met de barcodelezer ingeven. U dient dan wel eerst de ‘Terugname’ barcode te lezen, waarna u de barcode van het artikel inleest. Dit artikel zal toegevoegd worden aan de verkopen, maar met een negatief aantal, wat dus overeenkomt met een ophoging van de voorraad en een teruggaven van het bedrag of het opstellen van een tegoedbon.

Document afscheuren (enkel voor ticketprinter met een afscheurmechanisme) Wanneer u automatisch van een verkoop een factuur (of bon) opstelt en afdrukt op een printer met kettingformulieren, heeft u soms problemen met het afscheuren van deze factuur (of bon). Nadat u deze barcode heeft ingelezen, wordt het papier automatisch doorgedraaid, zodat u het papier gemakkelijk kunt afscheuren. Na het afscheuren kunt u op een toets drukken, zodat het papier op zijn beginpositie wordt geplaatst. Wanneer u echter niet op een toets drukt, gebeurt dit automatisch naar een ingestelde tijd.

Dagontvangsten. Komt overeen met de keuze ‘Diversen’ + ‘Ontvangsten’. De dagontvangsten worden hierbij wel direct naar de printer gestuurd.

Eindopdrachten

•Toevoegen bestelbon

•Toevoegen bestelbon + printen layout x

•Toevoegen leveringsbon

•Toevoegen leveringsbon + printer layout x

•Toevoegen factuur

•Toevoegen factuur + printen layout x

Printen barcode-aantallen

Print voor u een pagina, met daarop een aantal barcodes, waarmee u op een eenvoudige manier het veld 'Aantal' kunt wijzigen.

F8 Werkwijze

De keuze 'F8 Werkwijze' wordt uitvoerig besproken in 'Algemene handleiding: Functietoetsen: F8 = Werkwijze'.

Einde

U verlaat het dagverkopenbestand met behulp van <E> of <Esc>. Hierdoor komt u terug in het voorgaande menu terecht.

Betekenis velden

Barcode-nummer	Dit is de barcodenummer zoals u die bij het betreffende artikel heeft ingevuld.
Artikel-nummer	Aan de hand van dit artikelnummer worden alle overige gegevens van het betreffende artikel ingevuld. Dit is enkel van toepassing wanneer u gebruik maakt van de keuze <T>oevoegen. Wanneer u tijdens het toevoegen van een nieuwe verkoop echter geen artikelnummer invult, zult u als gebruiker zelf de overige gegevens moeten invullen. Zodoende is het niet noodzakelijk dat alle artikelen in het artikelenbestand moeten staan.
Omschrijving artikel	In dit veld wordt de bijbehorende omschrijving van het artikel ingevuld. U kunt als gebruiker deze omschrijving steeds wijzigen.
Aantal	In dit veld kunt u het aantal verkochte eenheden van het betreffende artikel invullen.
Eenh. prijs excl. BTW	Dit is de eenheidsprijs exclusief BTW van het betreffende artikel.
Bedrag	Dit bedrag wordt berekend aan de hand van een aantal velden (aantal, eenheidsprijs excl. BTW, korting).
Korting %	Bij uitzondering kunt u aan een bepaalde verkoop ook een korting toekennen. Deze korting wordt automatisch doorgerekend in het eindbedrag.
Eenh. prijs in. BTW	Dit is de eenheidsprijs inclusief BTW van het betreffende artikel.
Kassa-nummer	Wanneer u werkt met meerdere kassaregisters (computers), dient voor iedere verkoopregel de bijbehorende kassanummer te worden ingevuld (dit gebeurt overigens automatisch).
Aankoopprijs art.bestand	Dit is de aankoopprijs van het betreffende artikel.
Per	Met dit veld kunt u aangeven met welk aantal dit artikel verkocht wordt. Hier zal meestal het getal 1 ingevuld worden. Het kan echter voorkomen dat een bepaald artikel per 2, 3, 4 of meer stuks verkocht wordt. Neem bijvoorbeeld wijnglazen die standaard per set van 6 stuks verkocht worden aan een verkoopprijs van 15 €. In dat geval kost één glas 2,5 €., namelijk 15 / 6
Eenheid	Om aan te geven in welke eenheid dit artikel wordt verkocht (vb : m, m², m3, lm, stuk, liter, kg, gram, meter, ...).
Leveranciers-nummer	Verwijst naar de leverancier van het betreffende artikel.
Tegen-rekening	De tegenrekeningnummer is enkel van toepassing indien u gebruik maakt van het AXITO-Boekhoudprogramma. Met behulp van het boekhoudplan kunt u het betreffende grootboekrekeningnummer invullen. Wanneer u straks een verkoopfactuur vanuit het basisprogramma (verkoopfacturenbestand) doorboekt naar het verkoopdagboek in de boekhouding, wordt (indien gewenst) deze verkoopfactuur opgesplitst in verschillende grootboekregels. Als de tegenrekening van het betreffende artikel niet ingevuld is, zal gekeken worden naar de tegenrekening van de artikelgroep waartoe dat artikel behoort.
Klantnummer	Wanneer u een bon of factuur opstelt, zal de bijbehorende klantnummer in dit veld worden ingevuld.
Bestelbon-nummer	Wanneer u een bon opstelt, zal de bijbehorende bonnummer in dit veld worden ingevuld.
Factuur-nummer	Wanneer u een factuur opstelt, zal de bijbehorende bonnummer in dit veld worden ingevuld.
Verkoop-datum	Wanneer u een bon of factuur opstelt, zal de bijbehorende bon- of factuurdatum in dit veld worden ingevuld.
Verk.nr.	Dit is het verkoopnummer. (technisch: dit is het recordnummer).

Enkele praktische voorbeelden

Alle verkopen van een dag verschijnen op het scherm onder elkaar. Om toch een onderscheid te kunnen maken tussen de huidige (actieve) verkoop en alle voorgaande verkopen van de dag, worden enkel de verticale scheidingslijnen tussen de kolommen van de huidige verkopen in een heldere kleur weergegeven. Nadat een verkoop wordt beëindigd, krijgen deze heldere lijnen terug dezelfde kleur als alle andere lijnen.

Tijdens de verkopen wordt op de aangesloten klantendisplay de bijbehorende teksten weergegeven. Een aantal van deze teksten kunt u als gebruiker zelf instellen.

Ingave verkopen

Met een barcodepen of -scanner

Beweeg met de barcodepen -of scanner over de barcode. In uitzonderlijke situaties kan het gebeuren dat de barcode niet leesbaar is. Dan zult u de barcode handmatig moeten invullen (of een verkoop <T>oevoegen).

Handmatig de barcode invullen

Met behulp van de keuze <B>arcode-toevoeging kunt u ieder artikel met een barcode aan de verkopen toevoegen. U krijgt dan een invulscherm te zien, waar u de betreffende barcode invult. Aan welke regels u zich hierbij moet houden vindt u in voorgaande bespreking (zie: 1.Keuzes in de AXITO-kader: Barcodetoevoeging.).

Toevoegen van een verkoop

Uiteraard kunt u ook een verkoop toevoegen via de keuze <T>oevoegen. U krijgt dan een toevoegscherm te zien, waarbij u de betreffende artikelnummer (dit is niet noodzakelijk) kunt invullen. Voor verdere mogelijkheden verwijzen we naar voorgaande bespreking (zie: 2. Betekenis velden : Artikelnummer).

Beëindigen van een verkoop met een kassaticket

De ingave van de betaling van een verkoop wordt beschreven in het hoofdstuk 'Afrekenen van een verkoop'.