Werken met voorraadbeheer hoeft niet moeilijk te zijn voor een kmo. Tegenwoordig bestaan er immers tientallen tools om uw voorraad vlekkeloos bij te houden en uw voorraadprocessen te ondersteunen. Dat grote aanbod van programma’s speelt voornamelijk in uw voordeel; er is voor ieder wat wils. De keerzijde van de medaille is echter dat u al snel door de bomen het bos niet meer ziet.
Bovendien begint u zelden of nooit met het bijhouden van uw voorraad op grote schaal uit het niets. Dat is een proces dat met uw onderneming meegroeit. Toch is er een groot verschil tussen uw artikelaantallen in de gaten houden en wat bijbestellen zodra u ziet dat de voorraad slinkt enerzijds. En het gebruik maken van een gedegen voorraadadministratie anderzijds.
Hieronder vindt u dan ook 3 grote stappen om uw overschakeling te vergemakkelijken.
Stap 1: Analyseer de noden en wensen voor uw voorraadbeheer
In de eerste plaats is het essentieel dat u voor uzelf op een rijtje zet hoe uitgebreid uw huidige voorraadbeheer is én welke richting u wilt uitgaan in de toekomst. Daarom is het uiterst nuttig om uw huidige voorraadsituatie grondig te analyseren voordat u grote veranderingen doorvoert.
Op welke manier doet u al aan voorraadbeheer?
Of u uw voorraad nu in een Excel-bestand bijhoudt of in een programma dat niet langer aan uw eisen voldoet, breng uw huidige processen eens in kaart. Hieronder vindt u enkele vragen om uw analyse te sturen:
-
Hoe registreert u binnenkomende leveringen om de voorraad te verhogen?
-
Hoe registreert u uitgaande leveringen om de voorraad te verlagen?
-
Heeft u ten alle tijden zicht op uw voorraad?
-
Hoe weet u wanneer u artikelen moet bijbestellen?
Vanuit uw huidige werkwijze vertrekken is immers veel gemakkelijker dan uit het niets de vereiste functionaliteiten aan te dragen. Ga daarom even na wat u nu al doet en welke obstakels u daarbij tegenkomt.
Wat heeft uw onderneming nu echt nodig?
Uit de manier waarop u momenteel met uw voorraad omgaat, kunt u dan afleiden welke facetten van voorraadbeheer u nu al gebruikt. Het is heel belangrijk om uw noden in termen van de diverse functionaliteiten te beschrijven en niet gewoon uw huidige processen willen overnemen.
Hieronder vindt u alvast enkele vragen die u kunnen helpen:
-
Werkt u met verschillende voorraadlocaties?
-
Hebben uw artikelen een levenscyclus?
-
Kunt u de waarde van uw voorraad eenvoudig opvragen?
-
Heeft u een koppeling met uw kassa / POS (Point-of-Sales) nodig?
-
Beschikt u over alle nodige voorraadlijsten?
-
Beschikt u over statistieken van uw voorraad?
-
Is uw voorraad volledig traceerbaar?
-
Heeft u een koppeling met uw webshop nodig?
Stap 2: Voorraadbeheer software die bij uw onderneming past.
Voorraadbeheer omvat een brede waaier aan methodes en processen. Bovendien is het ene programma het andere niet. Er zijn tientallen pakketten voor stockbeheer op de markt en een keuze maken is lang niet altijd gemakkelijk. Nochtans is een goede keuze maken essentieel om tot succesvol voorraadbeheer te komen.
>> Wilt u meer lezen over hoe u het juiste programma voor voorraadbeheer kiest?
Dat is ook waarom stap één zo belangrijk is: u weet nu precies wat u nodig heeft. Een goede voorbereiding zal ervoor zorgen dat u niet onwetend op zoek naar software hoeft te gaan. In plaats van uw noden te laten invullen door de leveranciers die u contacteert, kunt u al heel wat ter tafel brengen.
TIP: eerst alle benodigde functionaliteiten toetsen aan de functionaliteiten van de software op de markt.
Bovendien overweegt u best ook de service die ze aanbieden naast de software. Als u graag persoonlijk contact heeft met uw leverancier zonder dat elk telefoontje of bezoek u een gepeperde factuur oplevert, dan kunt u al heel wat aanbieders van de lijst schrappen.
Alles is afhankelijk van wat voor u goed voelt. U kunt natuurlijk altijd na een jaar weer opnieuw overschakelen als uw contract dat toelaat, maar dat kost veel tijd, geld en moeite. Het is dus beter om even langer stil te staan bij uw keuze.
Stap 3: Zorg voor de ideale workflow
Een goede tool aanschaffen is al een belangrijke stap voorwaarts, maar dat is natuurlijk nog niet genoeg om uw processen te optimaliseren. Zodra u de software voor uw voorraadbeheer gekozen heeft, dan kunt u beginnen bouwen aan de ideale workflow.
Hoe uw workflow eruitziet, hangt nauw samen met de aard van uw onderneming. En hoewel er zeker heel wat standaarden en doorgewinterde voorbeelden bestaan, heeft elke onderneming zijn eigen karakter.
TIP: Veel ondernemers maken de fout om hun oude processen precies te willen overnemen wanneer ze overschakelen van software. Dat is vaak niet productief. Het is veel efficiënter om samen met uw leverancier tot een passende, nieuwe flow te komen.
Alles begint bij het traceren van uw voorraad.
Een van de hoofddoelen van een keurige voorraadadministratie is de accuraatheid van de voorraadgegevens. Als uw data niet correct is, dan kunt u geen goede conclusies trekken, met alle mogelijke negatieve gevolgen. Slechte data leidt vaak tot slechte beslissingen.
Daarom begint het bouwen aan uw voorraadflow bij het nadenken over welke documenttypes u gebruikt. Welke documenten hebben een invloed op uw voorraad? In de ideale situatie is elke voorraadmutatie gekoppeld aan een document. Op die manier is de verandering traceerbaar. Dat zorgt niet alleen voor meer inzicht in uw voorraad, maar dat maakt het ook heel eenvoudig om vergissingen recht te zetten.
TIP: werk niet met handmatige voorraadmutaties. Handmatige handelingen zorgen niet alleen voor problemen met traceerbaarheid, maar het risico op vergissingen is veel groter.
Voorraadcirculatie - een voorbeeld: hoe kan zo'n flow eruitzien?
U maakt een offerte voor een klant en uw voorraad blijft onaangeroerd. Wanneer de klant akkoord gaat met de offerte, maakt u een bestelbon, waardoor de artikelen op die bon gereserveerd worden in de voorraad. Hoewel uw voorraad nog hetzelfde gebleven is, is uw beschikbare voorraad gedaald.
Vervolgens maakt u de bestelling in orde, u levert en u maakt de leveringsbon. Op de achtergrond verdwijnt de gereserveerde voorraad en wordt de werkelijke voorraad in mindering gebracht. Uiteindelijk maakt u nog een factuur voor uw klant, maar de voorraad blijft hetzelfde aangezien u al een leveringsbon gemaakt had. Elk document in deze flow is immers aan elkaar gekoppeld.
Maar wat als uw voorraad daardoor onder de minimumvoorraad gezakt is? Dan gaat u kijken naar het automatisch gegenereerde besteladvies. Op basis van die suggesties maakt een aankoopbestelbon aan, waardoor uw voorraad nu in bestelling staat.
U bestelt de goederen bij uw leverancier en uw leverancier zorgt op zijn beurt voor de levering. Op dat moment maakt u de aankoopleveringsbon aan. Daardoor daalt de voorraad in bestelling ten voordele van uw eigenlijke voorraad. En zo is de cirkel rond.
Een driestappenplan om te werken met voorraadbeheer
Dus beginnen werken met voorraadbeheer of het vernieuwen van uw proces doet u in 3 stappen:
- eerst analyseert u uw huidige situatie en uw wensen voor de toekomst,
- dan gaat u op zoek naar software die aansluit bij die noden
- en ten slotte bouwt u samen met uw leveranciers aan een optimale processtructuur.
De stappen hierboven lijken dan wel vanzelfsprekend, maar ze vormen de basis om een goede keuze te kunnen maken. Bovendien zorgen ze ervoor dat de fundering van uw nieuwe processen goed zit. Het is dan wel de droom van elke onderneming dat zulke grote veranderingen volledig vlekkeloos verlopen, maar dat is zelden zo. U zult ongetwijfeld, al doende, uw processen moeten bijstellen.
Bent u benieuwd naar hoe u met AXITO uw voorraadbeheer op orde krijgt? Vraag dan een vrijblijvende demonstratie aan.