Verplichte e-facturatie (PEPPOL) vanaf 2026 in België: Wat moet u als ondernemer doen?
U heeft allicht vernomen dat er (nieuwe) regels komen rond het versturen en ontvangen van facturen. Een factuur e-mailen in de vorm van een PDF-bestand zal in een business-to-business-omgeving binnenkort niet meer conform zijn. Deze aanpassingen gelden niet voor facturen gericht aan particulieren. In dit artikel focussen we ons op de concrete stappen die u als ondernemer dient te zetten om aan de nieuwe regels omtrent e-facturatie te voldoen.
- Wat is e-facturatie?
E-facturatie, e-invoicing of voluit elektronische facturatie is het proces waarbij facturen op een gestructureerde wijze (digitaal) opgesteld, verstuurd en ontvangen worden. De bestandstructuur of format van deze facturen wordt de PEPPOL-BIS-format (hierna afgekort als Peppol-format) genoemd. De facturen dienen volgens de wetgeving via het Peppol-netwerk verstuurd (en ontvangen) te worden. E-facturatie is vanaf 2026 enkel verplicht voor B2B- transacties en is een initiatief van de EU.
- Wat is e-facturatie niet?
Niet elk document dat u elektronisch verzendt of ontvangt valt onder de noemer van e-facturatie. Veel gebruikte opties zoals ingescande facturen, PDF-bestanden, Word-bestanden en gedigitaliseerde faxdocumenten volgen het Peppol-formaat niet en voldoen bijgevolg niet aan de nieuwe regelgeving.
- Is e-facturatie ook verplicht voor B2G-transacties?
Ja. Voor B2G-opdrachten van meer dan 3000 EUR excl. btw is e-facturatie reeds verplicht. De verplichting geldt voor bedrijven die diensten of goederen leveren aan overheidsinstanties.
- Waarom stappen we over naar e-facturatie?
Het is een stuk gemakkelijker om facturen tussen verschillende landen (van de EU) uit te wisselen. Zo zullen diverse regeldivergentie en taalbarrières wegvallen. Dit vergemakkelijkt de administratie aanzienlijk. Ook binnenslands zal e-facturatie de administratieve diensten kunnen ontlasten. Het verwerken van een e-aankoopfactuur kan immers volledig geautomatiseerd verlopen. Aangezien elke e-factuur het Peppol-netwerk dient te doorkruisen, kunnen transacties beter gemonitord worden. Standaardisatie zorgt in ieder geval voor minder rompslomp en meer tijd voor andere zaken die er toe doen.
- Wat houdt e-facturatie op technisch vlak in?
E-facturatie maakt gebruik van gestandaardiseerde, universele bestanden. Dit zijn xml-bestanden die op een vastgelegde structuur de factuurgegevens dienen te bevatten. De format (bepaalde structuur) die naar voren gedragen wordt is PEPPOL-BIS-3. Deze format volgt de Europese UBL-standaard EN 16931. Aangezien iedereen gebruik zal maken van dezelfde bestandstructuur, kan in theorie elk facturatie- en boekhoudprogramma de bestanden herkennen. De bestanden moeten via het (achterliggende) Peppol-netwerk verstuurd en ontvangen worden. Dit is mogelijk door een Peppol Acces Point aan te spreken. Een gecertificeerd Peppol Acces Point kan u toegang verschaffen tot het beveiligde Peppol-netwerk. AXITO koppelt reeds rechtstreeks met een Peppol Acces Point opdat u zorgeloos verder kunt werken in 2026!
- Wat moet u als ondernemer doen om de stap naar e-facturatie te zetten?
Indien u zich registreert bij een Peppol Acces Point, kunt u in principe al facturen digitaal versturen en ontvangen volgens de beoogde e-facturatie-methode. U hoeft er dus geen omslachtige procedures voor te volgen. Een voor de hand liggende methode is om ervoor te zorgen dat u gebruik maakt van facturatie- en/of boekhoudsoftware die reeds compatibel is. Bij AXITO zit u alvast goed!